No artigo a seguir, nós explicamos tudo aquilo que você precisa saber sobre a ferramenta de comunicação com clientes do Confi, que é integrada à plataforma WhatsApp Business. Mas, antes de tudo, é interessante recapitular porque essa integração tem tanto valor — e, portanto, é uma boa ideia para sua empresa.
Nas últimas semanas, nós produzimos diversos conteúdos informativos sobre comunicação com clientes — com foco na contabilidade, mas que também servem para qualquer empresa que atenda ao público. A verdade é que uma boa comunicação valoriza seu serviço e faz com que seu cliente enxergue sua empresa como um parceiro essencial.
Mas para isso funcionar na prática, você precisa de boas ferramentas de comunicação. Nesse sentido, é claro que você pode se comunicar por e-mail ou por perfis nas redes sociais… Mas, quando o assunto é eficiência na comunicação com clientes, o WhatsApp é imbatível.
A questão é que, como ponderamos no último artigo, não é recomendado usar seu WhatsApp pessoal na comunicação com clientes — e até o WhatsApp Business, embora seja melhor, tem algumas limitações importantes. Aí entra a necessidade de uma ferramenta de comunicação como a do Confi, com todas as funções para a empresa gerir a comunicação com clientes.
Como você poderá observar nos itens a seguir, uma empresa necessita de uma ferramenta de comunicação mais completa. É isso que buscamos trazer com essa solução Confi. Para saber quais são as funções extras que oferecemos, continue a leitura.
Confira os outros artigos da nossa série sobre comunicação com clientes:
1. Integração com a API do WhatsApp Business
O primeiro benefício da ferramenta de comunicação do Confi é que ela é totalmente integrada ao WhatsApp Business, desenvolvida a partir da API (interface de integração de aplicativos) da Meta. Na prática, isso significa que seus clientes utilizarão o WhatsApp normalmente, na hora de falar com sua empresa — mas sua equipe terá uma solução mais completa.
Afinal, quem precisa de uma ferramenta de comunicação com clientes é a empresa. Para seus clientes, o WhatsApp comum está ótimo.
Porém, o fato de ser uma solução desenvolvida com a plataforma WhatsApp Business oferece mais estabilidade para a comunicação, além de toda a segurança desse aplicativo — como as mensagens criptografadas de ponta a ponta. E além dos benefícios conhecidos do WhatsApp, a nossa ferramenta adiciona diversas funções extras de gestão e automatização.
2. Um hub de comunicação com clientes para toda a empresa
A ferramenta de comunicação do Confi funciona como um hub, que reúne todas as conversas da empresa em uma só “central de controle”. Sendo assim, em vez de diversos celulares, com vários números, na mão de várias pessoas — fazendo com que o cliente tenha que salvar uma infinidade de contatos e nunca saiba com qual falar — você tem um só número.
Essa solução não está atrelada a um celular, de modo que você pode colocar até seu telefone fixo como contato do WhatsApp Business.
Na verdade, toda a ferramenta de comunicação do Confi funciona pelo computador. E isso é ideal para o trabalho diário no escritório, inclusive para facilitar a troca de mensagens, envio de documentos, organização dos contatos por departamentos, entre outras questões.
3. Trabalho em equipe
Como dito, a ferramenta de comunicação do Confi permite que os clientes utilizem apenas um número para trocar mensagens com a empresa. Isso porque a plataforma possibilita trabalhar em equipe, com várias pessoas respondendo às mensagens, cada uma em seu computador.
É possível criar diversos perfis, para dezenas de colaboradores, inclusive separando-os por departamentos. Desse modo, você também pode direcionar as mensagens deste ou daquele cliente para o departamento ou colaborador que deve atendê-lo, conforme as necessidades da sua empresa. Mas toda essa organização é interna: o cliente conversa com o mesmo contato.
Essa centralização é importante para que nenhuma informação se perca nos celulares ou nas várias janelas do WhatsApp Web, nos computadores de cada colaborador. Porém, ao mesmo tempo, você precisa ter como direcionar o cliente para os vários departamentos, para atender a demandas específicas. A grande questão é ter uma ferramenta que permite organizar esses diferentes níveis de comunicação — algo que nossa solução faz.
Sobre isso, há um detalhe importante: não há limite de número de usuários na ferramenta. Sendo assim, a empresa pode crescer tanto quanto puder e continuar utilizando a solução.
4. Chatbots para envio de mensagens automáticas
O WhatsApp Business comum, que todos podem baixar nas lojas de aplicativos, tem algumas possibilidades simples de automatização, com mensagens de boas-vindas e de ausência.
Com a ferramenta de comunicação do Confi, você pode ir muito além disso, usando os robôs de texto para fazer um primeiro atendimento ao cliente, filtrar as demandas e até tirar alguma dúvida mais simples. Afinal, pense em quanto tempo seus atendentes perdem respondendo a perguntas básicas, como o prazo de um tributo.
O chatbot pode responder a isso, permitindo que os profissionais se dediquem às demandas realmente importantes.
Além disso, nós mencionamos logo acima que nossa solução de WhatsApp Business permite que muitos colaboradores, de vários departamentos, se comuniquem com o mesmo número, certo? Pois bem: o chatbot pode fazer as perguntas necessárias para direcionar os clientes ao departamento certo, sem que nenhum profissional precise se ocupar disso.
5. Organização das conversas e contatos
Considerando o volume de contatos e conversas que uma empresa com vários colaboradores costuma receber todos os dias, é indispensável contar com funções de organização — senão, tudo vira uma enorme bagunça e mensagens importantes se perdem.
No WhatsApp comum, aliás, é normal que algumas conversas desçam e a gente se esqueça de respondê-las, não é mesmo? Isso não pode acontecer com seus clientes!
Sendo assim, a ferramenta de comunicação do Confi oferece diversas formas de organizar as mensagens. Cada colaborador pode visualizar as conversas que estão designadas para ele ou para a equipe, além de filtrar os chamados abertos e os que estão sem resposta. Desse modo, é muito difícil não ver que uma nova mensagem chegou ou perder uma conversa importante.
Depois que o cliente teve sua questão resolvida, é possível “fechar” o chamado, para que essa conversa não polua a tela dos atendimentos abertos. Mas caso você precise consultar alguma informação importante de um chamado fechado, é possível encontrá-lo na ferramenta.
6. Envio automático de documentos do Confi
Todos os dias, os profissionais precisam mandar muitos documentos para os clientes pelo WhatsApp, não é mesmo? Porém, esses documentos são gerados em outros sistemas, de modo que você precisa baixá-los, encontrá-los na pasta certa, para então enviá-los.
Não é a tarefa mais demorada de todas… — mas somando as dezenas de vezes que fazemos isso ao longo de um dia ou de uma semana, temos um tempo e um esforço bem relevantes. E isso sem falar nas vezes em que esquecemos de mandar um documento ou mandamos para a pessoa errada!
Se você tem o sistema de gestão de tarefas contábeis do Confi, já pode organizar as demandas e os respectivos documentos, de forma muito mais simples. E com a integração do WhatsApp Business, os documentos são enviados para os respectivos clientes, sempre que você finaliza uma tarefa — tudo de forma automática.
Você só precisa configurar os contatos dos clientes no sistema e definir se esses documentos serão enviados por e-mail, por WhatsApp ou pelos dois meios, conforme as preferências. Feito isso, todos os documentos serão enviados automaticamente, assim que estiverem prontos.
Chegando ao final deste artigo, esperamos que você tenha conseguido compreender as várias maneiras como a ferramenta de comunicação do Confi vai muito além do WhatsApp Business comum — embora se baseie nessa plataforma e permita que seus clientes usem o WhatsApp deles para falar com sua empresa. Em resumo, é o melhor dos dois mundos, oferecendo toda a praticidade que seu cliente deseja, com as funções que seus colaboradores precisam.
Para testar essa solução na prática e saber como contratá-la, entre em contato com a nossa equipe comercial, sem compromisso. Entrar em contato pelo WhatsApp, é claro, porque nós utilizamos nossa própria solução!
