Em nossos últimos artigos sobre comunicação com clientes na contabilidade — que você pode acessar facilmente no blog do Confi — nós comentamos que esse processo deve ser muito transparente e acessível. Só que, para isso, você também deve oferecer canais para seus clientes entrarem em contato de forma prática e rápida.
É essencial que as ferramentas de comunicação permitam organizar todas as mensagens e respondê-las sem tomar muito tempo do trabalho. Além disso, devem ser acessíveis para os clientes — caso contrário, eles podem apenas ignorar sua ferramenta e entrar em contato por outro canal que eles prefiram.
Em vista disso, nós recomendamos usar o WhatsApp na comunicação com clientes. E isso vale não apenas para a contabilidade, como também para outros setores.
Você talvez já receba mensagens de clientes pelo WhatsApp. Mas é indispensável notar que existe uma grande diferença entre receber mensagens ocasionalmente, na sua conta pessoal, e organizar sua comunicação com clientes no WhatsApp Business, de forma planejada. Esse é o assunto do nosso artigo de hoje.
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Por que se comunicar com clientes pelo WhatsApp?
Antes de tudo, é importante reforçar as qualidades do WhatsApp como ferramenta para se comunicar com clientes. Para começar, ele é o app de mensagens mais utilizado do Brasil, com uma ampla vantagem: são 147 milhões de contas no país.
O app se popularizou junto com os smartphones, ao longo da década passada, por permitir o envio gratuito de mensagens — já que, antes dele, as operadoras cobravam pelos pacotes de SMS. Ele é um aplicativo leve e simples, que está em 99% dos smartphones no Brasil — contra 87% do Instagram e 65% do Telegram (pesquisa Mobile Time/Fevereiro 2023).
Sendo assim, o principal motivo para utilizar o WhatsApp na comunicação com clientes é que as pessoas já possuem esse aplicativo instalado. Não há necessidade de “reinventar a roda” e baixar um outro app só para falar com sua empresa.
Além disso, é interessante observar que 86% dos brasileiros usa o WhatsApp todo dia e 80% se comunica com marcas e empresas pelo app. Foi por isso, aliás, que a empresa criou outra versão do aplicativo, exclusiva para empresas. Ela foi lançada em 2018.
De acordo com Guilherme Horn, diretor do WhatsApp no Brasil, mais de 5 milhões de empresas pequenas e médias usam a versão Business. Além disso, 60% das marcas mais valiosas usam a plataforma WhatsApp Business. Sim, há várias versões e nós já vamos explicar as diferenças entre elas, bem como qual você deve usar.
As três versões do WhatsApp
Como mencionamos brevemente acima, existem três versões do WhatsApp. Essa é uma questão que frequentemente confunde as pessoas — por isso, deve ser bem explicada.
A primeira versão do WhatsApp é a pessoal, que a maioria de nós possui no celular para falar com amigos ou familiares.
WhatsApp Business
A segunda é o WhatsApp Business, que é utilizada por empresas e oferece algumas funcionalidades extras:
- criar um perfil da sua empresa, com todas as informações;
- incluir um catálogo com produtos ou serviços;
- criar mensagens de saudação, para quem entra em contato pela primeira vez;
- criar mensagens automáticas de ausência, nos horários em que você não atende;
- salvar respostas rápidas, para perguntas frequentes, que você envia com um clique;
- organizar mensagens por tags, para localizar os clientes com rapidez.
WhatsApp Business API (Plataforma WhatsApp Business)
Além destas duas, existe ainda a Plataforma WhatsApp Business ou WhatsApp Business API. Ela é menos conhecida porque não se trata, necessariamente, de uma versão do WhatsApp — você não vai encontrar essa Plataforma na loja de aplicativos do seu celular.
Na verdade, você contrata uma ferramenta de uma empresa como o Confi. Essa ferramenta é construída com base na API do WhatsApp, de modo que os clientes podem enviar mensagens para você pelo WhatsApp deles. Mas você conta com uma ferramenta muito mais completa dentro do seu escritório.
Além de todas as funções do WhatsApp Business que mencionamos anteriormente, uma API como a do Confi oferece várias outras — como as que descrevemos abaixo.
- Chatbots: robôs de texto que enviam mensagens automáticas e servem para filtrar as demandas dos clientes.
- Vários colaboradores do escritório podem atender aos clientes em um mesmo número de WhatsApp, o que facilita bastante o contato.
- A plataforma WhatsApp não é atrelada a um único aparelho celular, sendo utilizada no computador — ideal para o trabalho no escritório.
- O sistema permite filtrar as mensagens lidas, contatos abertos e outros tipos de filtros com facilidade — assim, nenhuma mensagem fica sem resposta.
Qual versão do WhatsApp utilizar na comunicação com clientes?
Conhecendo essa terceira possibilidade, você talvez fique em dúvida de qual versão utilizar na sua empresa. Em primeiro lugar, é importante dizer que você não deve utilizar seu WhatsApp pessoal para questões de trabalho — então, a dúvida entre o WPP Business e a plataforma.
O WhatsApp Business comum é uma boa opção para quem trabalha sozinho e não recebe (ou envia) tantas mensagens por dia. Você pode instalar no seu celular mesmo, com um 2º chip, e ter acesso às várias funções extras, que são importantes.
Porém, se você tem um escritório de contabilidade maior, com mais colaboradores e um fluxo maior de mensagens de clientes, uma única conta do WhatsApp Business não será suficiente. Nesse caso, a melhor opção para você é a plataforma WhatsApp Business. Assim você pode ter vários celulares na mão de várias pessoas, além de poder gerenciar muito melhor a sua comunicação com os seus clientes.
O único ponto negativo, por assim dizer, é que esses sistemas têm um custo — que é baixo, mas deve ser considerado. Além disso, o próprio WhatsApp cobra 0,035 centavos de dólar pelas conversas iniciadas pela empresa (que pode ser visto como um mecanismo para evitar aquele disparo de mensagens em massa, tão incômodo). Porém, se o cliente vier falar com você, é possível conversar normalmente sem qualquer custo extra.
Dito isso, o Confi oferece um sistema de comunicação com clientes na contabilidade, ligado à plataforma WhatsApp Business. É uma ferramenta nova, totalmente integrada ao sistema de gestão de tarefas contábeis, que está sendo lançada neste mês de maio.
No próximo artigo, vamos explicar como ela funciona, em detalhes. Inscreva-se no blog do Confi, digitando seu e-mail na caixa abaixo, para conferir tudo sobre esse lançamento, em primeira mão.
