A contabilidade é uma das profissões mais tradicionais do mundo dos negócios, com uma história milenar que vem desde os tempos em que os registros eram feitos em pergaminhos.
Desde então, a profissão evoluiu muito, os contadores deixaram de ser apenas “guarda-livros” que só fazem registros e se tornaram profissionais estratégicos para as empresas. É sensato dizer que a tecnologia na contabilidade ajudou nessa transformação, na medida em que ela otimiza os esforços do profissional e permite que ele tenha mais tempo para atuar de maneira estratégica. Contudo, quais são as implicações éticas e jurídicas disso?
Considerando que a contabilidade é tão importante para as pessoas físicas e as empresas que utilizam seus serviços — e que os profissionais têm acesso a informações muito sensíveis dos seus clientes —, as normas éticas da contabilidade são essenciais para proteger os clientes e os bons profissionais. Mas será que a aplicação dessas normas sofre alguma mudança com a maior presença da tecnologia na contabilidade? Será que os bons contadores devem tomar mais cuidado para garantir o cumprimeiro das normas éticas nesse contexto?
Essa é uma reflexão essencial nesses tempos, para que nós possamos aplicar a tecnologia na contabilidade com responsabilidade, mas sem deixar de aproveitar as possibilidades que ela pode oferecer. Afinal, elas podem melhorar muito o nosso trabalho.
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Os princípios éticos da contabilidade e a tecnologia
Segundo artigo publicado pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade) de Santa Catarina, os maiores princípios éticos da contabilidade são:
- integridade — agir com franqueza e honestidade em todas as relações comerciais;
- objetividade — agir sem que comportamentos e interesses externos influenciem seu julgamento profissional;
- competência — manter conhecimento e habilidades no nível adequado, assegurando que seus clientes e empregadores terão os melhores serviços possíveis, de acordo com o desenvolvimento atual da contabilidade.
- sigilo profissional — não divulgar informações recebidas na relação profissional para terceiros (a menos que haja algum direito ou dever legal de fazê-lo); nem usar essas informações para obter vantagens pessoais.
- comportamento — agir de acordo com a lei, cumprindo os regulamentos pertinentes e evitando ações que desacreditem a profissão contábil.
A partir desses princípios, os Conselhos definem uma variedade de infrações éticas que os contadores não podem cometer no exercício de sua profissão. Isso inclui a quebra do sigilo, a retenção abusiva de informações do cliente, a manipulação fraudulenta de documentos ou a incapacidade técnica. Vários destes princípios (e infrações) têm correspondências diretas com a aplicação da tecnologia na contabilidade.
Sigilo e armazenamento
Vejamos a questão do sigilo profissional e do armazenamento seguro de informações. Na medida em que os registros se tornam digitais, os contadores precisam de atenção redobrada para contratar ferramentas confiáveis de armazenamento em nuvem, para que os documentos dos clientes fiquem seguros. Você também precisa ser capaz de compartilhar os documentos e enviá-los ao cliente prontamente, caso ele solicite.
Isso se relaciona diretamente às questões da LGPD na contabilidade, que demandam ainda o consentimento dos clientes para armazenar as informações e o mapeamento dos bancos de dados, para garantir sua segurança.
Na prática, mais do que salvar os documentos em pastas no computador, de qualquer jeito, é necessário manter bancos de dados organizados e seguros. Afinal, além do risco de invasões, há o risco de perder dados essenciais do cliente — o que pode acarretar em multas e sanções.
Competência e eventuais erros
Além disso, há a questão da competência profissional e incapacidade técnica. Sabemos que os humanos são muito mais capazes que os computadores em uma infinidade de tarefas. Mas quando falamos de tarefas repetitivas, como cálculos e organização de documentos, é melhor contar com a ajuda da tecnologia.
Os humanos são bastante suscetíveis a erros em tarefas repetitivas, por distração ou cansaço. Você pode enviar um documento de um cliente para outro, preencher um valor errado em uma planilha, enganar-se com a data de uma obrigação… É por esse tipo de erro que começamos a aplicar a tecnologia na contabilidade — para facilitar e garantir os processos.
Sendo assim, podemos dizer que buscar novas ferramentas de tecnologia na contabilidade é uma forma de atender à obrigação ética de agir com competência. Quanto mais (e melhores) ferramentas você tem no seu escritório para evitar erros e atender aos seus clientes com mais eficiência, mais você cumpre essa obrigação.
Por outro lado, nós não podemos confiar demasiadamente na tecnologia para realizar tarefas que necessitam do raciocínio humano. Por exemplo: confiar na inteligência artificial para fazer um relatório contábil e enviá-lo sem revisão — para só depois descobrir que a máquina levou julgamentos equivocados ao cliente.
As informações que você oferece ao seu cliente são responsabilidade sua e é sua obrigação ética revisá-las. Uma inteligência artificial jamais pode substituir um bom contador.
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Comunicação com clientes
Para cumprir com suas obrigações éticas, também é indispensável ter canais de comunicação claros e eficientes com os clientes. Nesse sentido, a tecnologia oferece muitas possibilidades, como a comunicação via WhatsApp.
Diferente do que muitos pensam, o WhatsApp é um meio bastante seguro para se comunicar com seus clientes, sem maiores riscos de quebra de sigilo profissional (por vazamentos). Isso porque toda comunicação no WhatsApp é criptografada.
Assim, você pode enviar documentos para seus clientes e conversar sobre suas estratégias ou decisões. Mantendo o cliente a par de tudo, você não só cumpre com suas obrigações éticas, como também agrega mais valor aos seus serviços — já que o cliente vê como você está de fato trabalhando para ajudá-lo.
As aplicações da tecnologia na contabilidade com ética
Como podemos observar pela seção anterior, a tecnologia na contabilidade na verdade ajuda os contadores a cumprir suas obrigações éticas — quando bem utilizada, é claro. Inclusive, há várias aplicações práticas da tecnologia na contabilidade que expandem as possibilidades de atuação dos contadores junto a seus clientes. Por exemplo:
- Análise de dados financeiros — com ferramentas de BI contábil, é possível processar e analisar grandes quantidades de dados que os clientes fornecem, utilizando-os para gerar insights de negócio relevantes.
- Detecção de fraudes — as ferramentas de BI contábil e a inteligência artificial podem encontrar padrões e identificar desvios nos dados dos clientes, o que facilita muito na identificação de eventuais fraudes ou erros.
- Automação de tarefas repetitivas — da emissão de notas fiscais à organização de documentos, há muitas tarefas na contabilidade que podem ser automatizadas para que os contadores se concentrem nas tarefas que realmente geram valor ao cliente.
- Atendimento ao cliente — como já mencionamos, a comunicação com os clientes e o compartilhamento de informações se torna muito mais fácil com ferramentas como o WhatsApp, que é até mais prático do que os e-mails.
- Gestão de tarefas contábeis — todos os dias, os contadores precisam cumprir várias tarefas para seus clientes, incluindo prazos e obrigações acessórias; manter as pautas organizadas e não se esquecer de nada pode ser difícil, mas a tecnologia simplifica a organização das tarefas.
É claro que, como mencionamos, existe a preocupação com o sigilo profissional e a segurança dos dados dos clientes. Cada vez mais, os dados contábeis são armazenados em ferramentas digitais e é indispensável ter segurança nesse processo — perder informações ou ser vítima de um vazamento podem comprometer sua credibilidade.
Buscar fornecedores confiáveis, pois é indispensável ter segurança nesse processo
Isto é, se você pretende adquirir uma ferramenta tecnológica para utilizar em seu escritório contábil, você deve garantir que se trata de uma ferramenta 100% confiável. De preferência, que seja uma ferramenta feita para contadores, levando em conta sua realidade e suas preocupações éticas.
Neste sentido, você deve priorizar ferramentas como o Confi. O Confi é um sistema de gestão de tarefas contábeis feito por contadores, para contadores. Com a nossa inteligência artificial exclusiva, você não precisa se preocupar com a organização da sua pauta: todos os trabalhos e seus prazos são atualizados automaticamente, de acordo com a legislação vigente.
No geral, você pode economizar até 14 dias úteis de trabalho por mês com as funcionalidades do Confi. Tempo que você poderá aproveitar atendendo aos seus clientes.
Sendo feito por contadores, o Confi conhece as obrigações éticas da profissão e se preocupa muito com a questão da segurança. Nós utilizamos os melhores protocolos disponíveis para garantir que seus dados não serão perdidos ou divulgados indevidamente. Além disso, com a nossa ferramenta exclusiva de integração com o WhatsApp, você pode enviar documentos para seus clientes assim que os termina, em um clique, mas com toda segurança.
Sendo assim, podemos concluir que a preocupação com a ética não é motivo para deixar de aplicar a tecnologia na contabilidade. Pelo contrário: tecnologias como o Confi ajudam você a cumprir ainda melhor com suas obrigações junto aos clientes. Continue navegando pelo site, conheça as soluções e entre em contato para fazer uma demonstração sem compromisso.
