A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi aprovada pelo Congresso Nacional em 2018 e já está em pleno vigor desde 2020 — com possibilidade de sanções a quem descumpri-la desde 2021. Ainda assim, há muitas empresas que desconhecem as exigências da lei e não parecem se preocupar com adequação à LGPD.
É fato que a preocupação com dados sensíveis sempre fez parte da contabilidade, até mesmo da LGPD ser aprovada. Afinal, os contadores sempre foram obrigados a guardar informações e documentos de seus clientes com o máximo de cuidado, por exigência do próprio Código de Ética da profissão.
Contudo, o avanço da tecnologia e o surgimento da LGPD traz novas exigências nesse sentido e o contador precisa agir de maneira exemplar quando o assunto é proteção de dados. E além disso, ele pode influenciar seus clientes positivamente, agregando valor ao seu trabalho. Esses são só alguns dos impactos da LGPD na contabilidade e se você quer saber mais sobre isso, continue a leitura.
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O contexto da LGPD na contabilidade
De modo geral, os contadores trabalham diariamente com uma infinidade de dados sensíveis de seus clientes, sejam eles pessoas físicas ou empresas. E quando atendem empresas, aliás, eles podem lidar com dados sensíveis dos clientes e colaboradores dessas empresas.
A partir da entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados, todas as pessoas jurídicas do Brasil que tratam de dados sensíveis precisam se adequar — sem exceção. E quando falamos de tratar dados pessoais, não é apenas manipular os dados ou usá-los com outras intenções, pois o texto da lei traz diversas conceituações do que seria tratamento de dados.
Por exemplo: simplesmente visualizar os dados de uma pessoa já é uma forma de tratamento de dados que poderia ser enquadrado na LGPD. Além disso, arquivar, armazenar, compartilhar, transferir — e uma série de outras atividades envolvendo dados sensíveis — podem fazer com que uma empresa precise pensar em proteção de dados.
Com isso, praticamente todas as empresas do país estão inseridas nesse contexto de alguma forma, independente do segmento. E a contabilidade talvez seja o segmento que mais precisa se atentar à LGPD, pela razão que mencionamos acima: os contadores trabalham diariamente com uma infinidade de dados sensíveis, incluindo informações financeiras e bancárias.
A LGPD na contabilidade é indispensável.
A LGPD na contabilidade é indispensável porque mesmo quando um escritório contábil atua em atividades simples, como a folha de pagamento de uma empresa, ela tem acesso a dados sensíveis de dezenas ou centenas de colaboradores. E esses dados precisam ser protegidos.
Desde 2021, as empresas que não se adequam à LGPD podem sofrer sanções. Além disso, o respeito à lei é uma exigência das empresas na hora de contratar fornecedores. Por isso, caso você queira conquistar mais clientes empresariais, precisará entender de proteção de dados.
Como pondera Ruiter Junior, CEO da Fácil Gestão LGPD e especialista na área, mais que uma obrigação legal, tratar dados com segurança se tornou uma obrigação comercial.
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A LGPD na contabilidade como diferencial competitivo
Mais do que o respeito a uma lei, a LGPD na contabilidade é uma necessidade, pensando na enorme quantidade de informações que estão em poder dos escritórios contábeis. Na medida em que as tecnologias avançam — e mais pessoas mal intencionadas buscam usar dados em golpes ou fake news — nós precisamos difundir uma cultura de proteção de dados. Pensando nisso, os escritórios de contabilidade tem outro papel essencial.
O CEO da Fácil LGPD, Ruiter Junior, destaca esse aspecto da LGPD na contabilidade. Afinal, os contadores geralmente trabalham com várias empresas ao mesmo tempo. Por isso, além de adequarem os próprios escritórios, eles também podem incentivar e orientar seus clientes.
Com isso, você vai além da obrigação, porque simplesmente se adequar à lei deixou de ser um diferencial. Demonstrando que entende de LGPD e tem ferramentas adequadas para isso, aí sim você tem um diferencial competitivo. E se você atuar junto a seus clientes, orientando-os para que eles também protejam seus dados e se livrem de problemas, você agregará valor aos seus serviços e pode estreitar os laços com esses clientes.
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Como se adequar à LGPD na contabilidade
A Lei nº 13.709/2018, que dita as regras de proteção de dados no Brasil, é bastante extensa e detalhada. Porém, os princípios gerais são relativamente fáceis de entender, caso você esteja começando na sua jornada de adequação à LGPD.
Em primeiro lugar, é importante entender que simplesmente ter acesso aos dados pessoais de seus clientes — como nome, endereço, gênero, salário, conta bancária, etc — já configuraria o tratamento de dados para os efeitos da LGPD. Então, você precisa armazenar e manipular tais dados com o maior cuidado possível, para evitar vazamentos e consequências a sua empresa.
Além disso, há algumas outras questões essenciais que você precisa saber de antemão.
1. Consentimento de clientes
O tratamento de qualquer dado pessoal precisa de pleno consentimento de seus clientes, em especial se eles são compartilhados com empresas terceirizadas. Isso pode exigir mudanças em contratos, por exemplo.
Caso seu escritório lide com dados pessoais de colaboradores ou clientes dos seus clientes, é você a terceirizada. Então, é de bom tom orientar seus clientes para que eles modifiquem seus contratos de acordo com a LGPD.
2. Mapeamento do banco de dados
Depois do consentimento, o primeiro passo para melhorar a segurança dados e se adequar à LGPD envolve o mapeamento. Com isso, queremos dizer você precisa identificar muito bem:
- a origem de todos os dados,
- como eles estão sendo arquivados (em algum programa, em computadores, etc),
- qual a utilidade desses dados,
Além disso, também é importante mapear como esses dados estão sendo protegidos e quais as possíveis fraquezas técnicas ou jurídicas que podem causar problemas. Muitas empresas fazem isso em planilhas no Excel, mas o ideal é contar com uma plataforma específica para isso, como a Fácil Gestão LGPD.
Além de ser mais segura, uma ferramenta como essa também economiza até 70% do tempo gasto no mapeamento de dados — que é a parte mais trabalhosa da adequação à LGPD.
3. Definição de responsáveis
De acordo com a LGPD, todas as empresas que lidam com dados pessoas de clientes devem ter um DPO (Data Protection Officer). Em resumo, encarregados pela proteção de dados que os clientes e a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) possam acionar nos casos de dúvidas ou problemas. Entre esses responsáveis, deve existir:
- um controlador, que decide o que fazer com os dados,
- um operador, que realmente trata ou manipula os dados,
- um encarregado, que atende a eventuais solicitações.
Nesse sentido, como a Fácil Gestão LGPD destaca nesse artigo, também é muito importante treinar e conscientizar todos os seus colaboradores sobre esse assunto — ainda que eles não façam parte do DPO. Afinal, uma pequena brecha de segurança causada por qualquer pessoa pode gerar graves problemas para toda a empresa.
4. Padronização de processos
Uma vez que os dados estejam mapeados e os responsáveis sejam definidos, a sua empresa também precisa também precisa definir métodos para proteger dados.
Sobre isso, não só é essencial proteger seus bancos de dados contra invasões cibernéticas — os famosos hackers — como também evitar acessos não-autorizados. Por isso, defina bem os níveis de segurança, autorizações de acesso e ferramentas de proteção, como criptografia ou senhas. Além disso, preste atenção aos equipamentos eletrônicos da empresa, especialmente se a equipe trabalha de forma remota.
Para finalizar este artigo, precisamos dizer que a adequação à LGPD, embora urgente, não tem que ser complicada. Aliás, é o que sugere o próprio nome da Fácil Gestão LGPD, que citamos algumas vezes anteriormente. Além de economizar muito tempo no mapeamento de dados, a plataforma da Fácil Gestão LGPD tem outros 12 módulos que oferecem suporte e segurança ao profissional que precisa adequar sua empresa.
Assim como o Confi é um sistema de gestão de tarefas contábeis que permite economizar até 50% dos contadores, a Fácil Gestão LGPD busca trazer essa simplicidade para a proteção de dados. Por isso, nós convidamos todos os clientes Confi a acessarem o site da empresa e conhecer suas soluções.
