Será que você precisa investir nisso agora ou deve esperar até seu escritório contábil crescer? Esse é um questionamento que se aplica a diversos investimentos que você pode fazer no seu negócio: estrutura, bons equipamentos, contratação de pessoal, ferramentas de gestão… E ela se aplica também ao sistema de gestão de tarefas contábeis, é claro.
Sistemas como o Confi podem automatizar muitas tarefas repetitivas, aumentando bastante a produtividade do escritório. Tarefas como atribuição de tarefas entre os membros da equipe ou envio de documentos para clientes podem ser totalmente delegadas à inteligência artifical do Confi. Com isso, você e seus colegas podem focar no que realmente importa: atender aos clientes em tarefas estratégicas, que só um bom contador pode fazer.
Pensando nisso, você até pode considerar que seu escritório contábil ainda não recebe tantas demandas a ponto de precisar de um sistema como esse. Você até pode reconhecer que ele é útil — mas acreditar que apenas escritórios grandes precisam de um sistema assim…
Contudo, a realidade é bem diferente disso: os escritórios pequenos e iniciantes talvez sejam ainda mais beneficiados com a contratação de um sistema de gestão de tarefas contábeis. E nós explicamos o porquê, no artigo a seguir.
1. Fazer mais, com menos
A ideia de fazer mais com menos é praticamente um mantra em qualquer pequena empresa, não é mesmo? Afinal, você ainda não tem tantos recursos financeiros para investir e precisa maximizar os lucros antes de realizar novos investimentos. Além disso, você ainda não conta com tantos colaboradores, nem pode fazer contratações a cada nova demanda.
Pois então: o sistema de gestão de tarefas contábeis pode ajudar muito nisso. Aqui no Confi, nós estimamos que os contadores percam até 14 dias de trabalho com tarefas como:
- organização de documentos;
- atualização de prazos fiscais;
- agenda de tarefas diárias e semanais;
- envio de documentos para clientes;
Mesmo que você trabalhe sozinho em seu escritório contábil, com poucos clientes essas são tarefas que você precisa cumprir frequentemente, certo? Então, você também está perdendo tempo com elas — e poderia automatizá-las. Assim, sobraria mais tempo para atender a mais clientes e aumentar o faturamento do escritório contábil.
2. Ter um crescimento organizado
Se um cliente pede um documento antigo, você consegue encontrar facilmente ou precisa de um dia inteiro procurando para achá-lo? Os escritórios de contabilidade geram uma infinidade de documentos todos os dias e, como você sabe, guardar tudo corretamente é uma exigência legal. Mas não é algo simples de se fazer, na prática.
Organizar documentos e tarefas do escritório pode parecer algo simples, no início. Afinal, são poucos clientes e você pode criar uma pasta para cada um no Google Drive, pode organizar as tarefas em planilhas do Excel…
Mas não demora muito para isso se tornar um problema. Seu escritório não precisa nem ser grande, com dezenas de colaboradores e clientes, para que as confusões com ferramentas de gestão mais simples comecem. Um erro de digitação numa planilha do Excel pode fazer com que você perca um prazo — e, possivelmente, um cliente.
Sendo assim, ter um sistema de gestão de tarefas contábeis desde o início das atividades lhe ajuda a crescer de forma organizada. Quando você tiver dezenas de colaboradores e clientes, já estará tudo organizado.
3. Evitar falhas humanas
Todos os seres humanos estão sujeitos a cometer falhas, por mais competentes que sejam — como o erro de digitação que mencionamos acima. Em especial quando estamos trabalhando em tarefas repetitivas por bastante tempo, é comum perder a atenção e deixar algum detalhe escapar. É por isso que a tecnologia se concentra nesse tipo de atividade.
Quando configurada da forma correta, a inteligência artificial nunca vai se esquecer do prazo, nunca vai enviar um documento para o cliente errado — ou enviar um e-mail sem anexo. Esses são exemplos simples, é claro… Mas você talvez conheça casos de escritórios contábeis que tiveram sérios problemas por falhas humanas simples.
Nesse sentido, a grande questão é que os escritórios pequenos e iniciantes não podem arcar com os custos dessas falhas. Uma multa ou a perda de um cliente pode gerar consequências muito sérias para o futuro do negócio. Mesmo que a falha não gere problemas sérios, ela traz retrabalho e custos extras para o escritório.
Então, é melhor investir em um sistema para evitar tais falhas que arriscar as consequências delas, não é mesmo?
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Um dos principais argumentos de quem é contra adquirir um sistema como esse no início das atividades é que o sistema será subutilizado. Afinal, ele foi criado para grandes empresas, para suportar demandas maiores que as de um escritório iniciante, com poucos colaboradores.
Mas essa ideia não tem qualquer embasamento — ao menos não quando estamos falando do sistema de gestão de tarefas contábeis Confi. Ele é totalmente modular, se adequando àquilo que seu escritório precisa. São diversos planos disponíveis:
