Todo profissional precisa de conhecimento, experiência, inteligência emocional e vários outros aspectos que dizem respeito somente a ele próprio. Mas, por melhor que seja, um profissional também precisa de boas ferramentas para conseguir trabalhar — o que nos leva à questão de como escolher um software contábil.
Isso porque esta é uma das principais ferramentas de trabalho dos contadores, atualmente — sejam eles empreendedores contábeis, colaboradores num escritório de contabilidade ou na contabilidade interna de uma empresa.
Inúmeros processos são realizados nesse tipo de software contábil, até porque a escrituração contábil no Brasil é essencialmente digital. Portanto, os sistemas devem ajudar o contador a:
- preencher as obrigações acessórias;
- lidar com uma infinidade de dados, de forma segura;
- criar relatórios e balancetes;
- gerenciar certidões negativas;
Isso somente para citar algumas das funções que os softwares de gestão contábil possuem hoje em dia. Ou seja, saber como escolher um software contábil pode fazer toda a diferença para sua produtividade e, em consequência, para a qualidade do trabalho. Afinal, é muito mais difícil trabalhar com ferramentas ruins, não é mesmo?
Sendo assim, para auxiliar você nesse processo de como escolher um software contábil, nós trouxemos algumas dicas da nossa fundadora, Daniella Novak — que também é contadora e empresária.
Leia mais dicas de gestão de tarefas contábeis e notícias do setor no blog do Confi
Conheça os melhores softwares contábeis do mercado
Além daquilo que explicamos na introdução, sobre a importância de ter boas ferramentas no seu trabalho, é interessante ponderar que o software contábil é só uma das diversas soluções necessárias em um escritório de contabilidade digital.
Em outro artigo que você pode ler aqui no blog, nós fizemos uma lista com as 5 ferramentas mais importantes para uma contabilidade digital. Isso inclui um sistema de gestão de tarefas contábeis, como o Confi. Mas o primeiro item, é claro, é um software contábil geral com suas inúmeras funções.
O problema é que existem diversas opções para cada uma dessas ferramentas, o que torna cada decisão ainda mais complicada. Só entre os softwares contábeis há dezenas de opções — e você pode encontrar várias listas na internet, afirmando que este ou aquele são melhores.
Para refinar a sua escolha, nossa fundadora listou os cinco mais conhecidos e respeitados no mercado. Vale a pena pesquisar a fundo cada um, de acordo com os critérios que nós vamos explicar a seguir, para decidir qual é o melhor para seu escritório de contabilidade. São eles:
- Sage
- Alterdata
- Domínio
- SCI
- Fortes
É possível que você encontre outras boas opções que não estão nessa lista dos 5 softwares contábeis mais conhecidos — e podem ser sistemas ótimos. Mas faça sua escolha segundo os critérios que vamos listar a seguir e não apenas por causa do preço.
Como escolher um software contábil em 7 critérios
Como acabamos de mencionar, o preço não é — de forma alguma — a melhor ideia de como escolher um software contábil.
Nós entendemos que custos podem ser um fator importante, ainda mais para empresas que não possuem tanta verba para investir. Contudo, vale a pena fazer as contas e priorizar esse investimento, que é central para o sucesso do negócio.
Isto posto, aqui vão os 7 critérios que nossa fundadora Daniella considera mais importantes para escolher um sistema contábil.
1. Interface amigável
Considerando que você vai trabalhar muitas horas por dia, todos os dias, realizando inúmeras tarefas no software, é essencial que você “se entenda” com ele, não é mesmo? Dessa maneira, você deve avaliar se consegue navegar bem pelas funções do sistema e encontrar facilmente todas as funções de que precisa.
2. Funcionalidades de um software contábil
Aqui, precisamos ser muito sinceros: as empresas de software vão prometer as mais diversas funcionalidades — e vão dar destaque para as funções que eles têm, como se elas fossem as mais importantes. Então, a questão é entender o que você realmente precisa.
Alguns softwares oferecem funções de organização de documentos. Outros fazem isso com armazenamento na nuvem. Há aqueles que produzem relatórios com apenas um clique, mas outros entregam relatórios mais bonitos. Também existem softwares com controle financeiro para o escritório contábil, além de diversas integrações com outros sistemas — o que vamos citar no próximo item.
A questão é que essas funções todas só são interessantes se você utilizá-las. Então, o ideal é fazer uma lista de antemão, pensando naquilo que é importante para o seu trabalho, além dos discursos de venda. Liste essas funções por ordem de importância, pois isso pode ajudar na decisão final, caso você precise abrir mão de alguma característica.
3. Integrações
Como explicamos na seção anterior, o software contábil é só uma das ferramentas digitais de que você precisa no seu escritório. Por isso, é interessante avaliar se esse programa pode ser usado junto aos outros softwares, sejam estes do seu escritório, do cliente ou do governo.
Esse tipo de integração automatiza a transferência de informações entre um programa e outro — o que pode lhe economizar um bom tempo de trabalho, no dia a dia.
Dito isso, dificilmente um software será integrado a todos os outros. Então, mais uma vez, liste as integrações que são mais valiosas para você, por ordem de importância — e se isso não for uma questão relevante para você, passe para o próximo item.
4. Local ou nuvem
Existem softwares locais, que são instalados no seu computador, e as soluções em nuvem — que você acessa via internet, em servidores da empresa.
De forma geral, a segunda categoria é a melhor no cenário atual. Isso porque as soluções em nuvem podem ser acessadas de qualquer lugar (no escritório, em casa, em viagens e reuniões externas) e de qualquer dispositivo. Então, se você precisar acessar alguma informação de um outro computador (porque o seu estragou, por exemplo), é só entrar com seu login e senha.
5. Segurança da informação
Observe que mencionamos a questão das senhas e do acesso às informações. Isso remete à questão da segurança, que é indispensável na hora de escolher um software contábil. Observe os protocolos de segurança adotados pela empresa e informe-se sobre opções de back-up de dados na nuvem (para que você possa baixar seus dados novamente, caso necessário).
6. Opiniões dos colegas
Tudo que falamos até aqui pode ser prometido pelas empresas de software em seu discurso de vendas. Por isso, quando o assunto é como escolher um software contábil, não há melhor termômetro que a opinião dos colegas da contabilidade.
Busque conversar com colegas, saber quais sistemas eles utilizam, se eles estão satisfeitos… e por aí vai! Até porque, com algum tempo de uso, seus colegas também podem avaliar se a empresa oferece um bom suporte pós-venda — nosso próximo item.
7. Suporte pós-venda
Toda empresa estende um tapete vermelho para vender, mas nem todas oferecem o mesmo tratamento depois que você já comprou e tem algum problema.
Sendo assim, avaliar se a empresa oferece um bom suporte é indispensável, uma vez que seu trabalho não pode parar por conta de alguma falha no software. Avalie questões como:
- canais de contato para suporte;
- disponibilidade do suporte (horários);
- tempo médio de resposta;
- treinamentos oferecidos pela empresa;
Para concluir, não podemos nos esquecer do custo. Como dissemos, esse é um atributo bem importante — ele só não pode ser o único. Portanto, esperamos que esse artigo sobre como escolher um software contábil tenha ajudado na sua escolha.
Ah, e não se esqueça de pedir uma demonstração ou teste grátis dos softwares que mais lhe interessam. No processo de como escolher um software contábil, colocar “a mão na massa” sempre ajuda. E se você quer conhecer um sistema de gestão de tarefas contábeis, que ajuda a organizar as demandas do seu escritório, clique aqui para conhecer o Confi.
Esse tipo de ferramenta é essencial para que você consiga planejar bem o seu dia, separando o tempo adequado para cada parte do seu trabalho.
