A contabilidade digital está ganhando força, nesses últimos anos, como uma estratégia para otimizar o trabalho dos contadores. Afinal, com o auxílio da tecnologia, é possível automatizar tarefas operacionais, diminuir os prazos, aumentar a eficiência —em resumo, prestar serviços de maior qualidade.
É importante observar que as ferramentas digitais para contadores não substituem os seus conhecimentos ou sua experiência em contabilidade. Elas contribuem, justamente, para que isso seja melhor aproveitado, em tarefas estratégicas.
Mas, dito isso, quais são as principais ferramentas digitais para contadores? A verdade é que muitos gestores querem iniciar o processo de transformação digital em seus escritórios, mas não sabem por onde começar. Por isso, nós separamos as cinco ferramentas essenciais, que você pode conhecer na lista a seguir.
1. Sistema Contábil
Para começar, a ferramenta mais importante é o sistema contábil. Com esse sistema vai ser possível fazer todo o trabalho contábil. Desde apuração de impostos, emissão de livros fiscais, elaboração da folha de pagamento até demonstrações contábeis.
Com a quantidade de informações e layouts diferentes disponibilizados pelos órgãos públicos, é quase impossível prestar serviços contábeis sem a ajuda desse tipo de software.
Muitos deles automatizam parte das tarefas operacionais —como o cálculo da folha e do simples nacional. Esse tipo de ferramenta possibilitará um ganho de tempo no dia a dia.
Alguns dos sistemas mais conhecidos e utilizados hoje são: Dominio, Sage, SCI, Questor, entre outros. E ainda tem alguns sistema de gestão financeira que vem desenvolvendo essas funcionalidades integradas ao sistema pago pelo cliente. Como é o caso da Conta Azul e da Omie.
2. Sistema de gestão de tarefas
Além da execução das tarefas contábeis, é importante ter um sistema para gerenciar o escritório como um todo. Isso significa gerenciar o próprio trabalho de contabilidade que você realiza no seu escritório. Com o gerenciador de tarefas contábeis, fica muito mais fácil delegar tarefas para a equipe, acompanhar prazos e gerir documentos.
Esse tipo de sistema organiza os trabalhos, mostrando o que precisa ser feito, quando e por quem. Mas, além disso, também garante que todos os membros da equipe executem todos os trabalhos corretamente —com todos os detalhes necessários.
Aqui no sistema de gestão do Confi, por exemplo, os contadores precisam incluir o recibo de entrega para marcar uma tarefa como concluída. Isso simplifica o acompanhamento por parte dos gestores, diminui a incidência de erros ou esquecimentos, além de tornar o trabalho diário mais intuitivo para a própria equipe.
Outra funcionalidade interessante do sistema Confi é a geração automática de tarefas —tudo que você precisa fazer aparece no sistema sem que você precise incluir, na medida em que as datas se aproximam.
Para conhecer mais sobre o sistema de contabilidade Confi, entre em contato
3. Google Drive
Depois que você tem sistemas para executar as tarefas contábeis e gerenciar o escritório como um todo, é importante ter um local para manter todos os documentos na nuvem, em segurança.
O armazenamento em nuvem traz inúmeras vantagens. Economiza espaço de arquivo, papel e tinta para impressão. É mais simples de manter que um arquivo físico —e mais seguro, uma vez que está menos sujeito a catástrofes ou invasões.
Armazenar arquivos na nuvem também é mais seguro que mantê-los em servidores próprios. Afinal, tudo está salvo pela empresa em outro local e por isso não importa o que aconteça com os seus computadores, eles ainda estarão lá, protegidos por senha.
Nesse sentido, a ferramenta de armazenamento em nuvem mais popular, na atualidade, é o Google Drive. Ele possui versões grátis (para até 15 GB), além de versões pagas, com preços muito acessíveis. Outras opções são o OneDrive, da Microsoft, ou o iCloud, da Apple.
4. WhatsApp (ou sistema de comunicação)
A quarta ferramenta que toda contabilidade digital precisa ter é uma ferramenta para entrar em contato com seus clientes de forma fácil e rápida.
Para isso, você pode começar com o WhatsApp na versão Business, que já oferece uma série de ferramentas para organizar mensagens e trabalhar em equipe –e é gratuito. Contudo, se a sua equipe é maior e precisa atender um grande volume de clientes, pode ser interessante ter um sistema de atendimento dedicado. Zendesk e Movidesk são exemplos disso.
Outra importante ferramenta digital para contadores é a chamada de vídeo. Assim, você pode conversar com seus clientes e explicar todos os detalhes que só podem ser transmitidos numa boa reunião —mas sem precisar se deslocar para fazer isso presencialmente.
Google Meet e Zoom são boas opções gratuitas para chamadas de vídeo. Ambos têm versões pagas, que incluem mais funcionalidades (como reuniões sem limite de tempo ou convidados).
5. Sistema de gestão financeira
Para terminar, seu maior objetivo ao transformar seu escritório em uma contabilidade digital é oferecer um serviço de qualidade, claro. Mas você também quer otimizar os lucros, certo?
Por isso, um bom sistema de gestão financeira também está entre as principais ferramentas digitais para contadores. Com ele, você pode acompanhar todos os pagamentos feitos pelos clientes, bem como suas contas e despesas. Além disso, é possível controlar o fluxo de caixa do escritório.
Então, como você pode observar neste artigo, não é preciso ter uma infinidade de sistemas para ter uma contabilidade digital. Investindo nas opções certas, você pode otimizar seu trabalho de forma prática e acessível. Em resumo, o processo de transformação digital na contabilidade pode ser mais simples do que você imaginava!
