A transformação digital na contabilidade já é uma realidade, de modo que adotá-la é mais simples do que você pensa. Entenda como fazer essa mudança.
Transformação digital
A transformação digital na contabilidade é uma ideia que assusta muitos profissionais —dos mais experientes aos mais jovens. Mas a proposta desse artigo é, justamente, mostrar que as tecnologias estão chegando para transformar nossa profissão para o melhor. Além disso, boa parte dessa transformação já está acontecendo naturalmente, ainda que você não perceba.
Basta pensar em como eram os escritórios de contabilidade há 30 ou 50 anos: a única forma de registro eram os livros-caixa e todas as informações eram anotadas em papel e caneta ou máquinas de escrever. Você não tem mais nada disso no seu escritório hoje, né?
Isso porque a contabilidade já mudou —e continua mudando a cada dia. Outro bom exemplo é a chegada da nota fiscal eletrônica: há anos, esses documentos são essencialmente digitais e só existem em computadores. Ainda assim, há profissionais que optam por imprimi-las para trabalhar com elas —mas uma impressão é apenas uma impressão, pois a verdadeira NFe é o arquivo digital com as informações fiscais.
Seguindo nesse exemplo, é interessante ponderar que a impressão só complica o trabalho de processamento e gestão de notas fiscais. Afinal, você gasta papéis e tinta para imprimi-las, apenas para carimbá-las e enviá-las novamente ao cliente. Além disso, tem o custo de espaço físico em arquivos, para armazenar os papéis.
Isso parece muito contraproducente, quando olhamos dessa forma, não é mesmo?
Então, se você quer “embarcar no bonde” da transformação digital na contabilidade, continue a leitura. Nos próximos tópicos, vamos explicar mais sobre esse processo na prática e desmistificar algumas dúvidas comuns sobre ele.
O que é a transformação digital na contabilidade?
É compreensível que os estudos e a própria rotina nos escritórios de contabilidade tenham acostumado muitos profissionais a trabalhar com documentos físicos em papel —afinal, ter registros de tudo sempre foi importante para a nossa profissão.
A questão é que é possível migrar esses documentos e rotinas para o meio digital —não só é possível, como é mais eficiente, em diversos aspectos. Além disso, é importante considerar que diversos documentos e rotinas já são digitais, mas alguns de nós insistem em tratá-los como se ainda fossem físicos.
Em vista disso, a ideia da transformação digital na contabilidade é expandir esse processo para mais áreas da empresa, adotando ferramentas eletrônicas e online em outras rotinas. O pensamento é simples: se já trabalhamos com documentos digitais e computadores, por que não aproveitar isso para tornar os processos mais rápidos, fáceis e eficientes?
Como pondera Daniella Novak — que é contadora e conselheira no CRC PR —, “a pergunta deveria ser: por que não se digitalizar, por que continuar no analógico?”. Faça essa reflexão: existe algum benefício em não adotar a transformação digital no seu escritório de contabilidade?
A contabilidade digital x contabilidade tradicional
Quando falamos em transformação digital, é compreensível que o termo assuste algumas pessoas: será que eu vou ter que mudar completamente a forma como eu trabalho? Ou então: será que meu trabalho continuará sendo necessário nesse contexto?
A resposta para a segunda pergunta é simples: a transformação digital na contabilidade faz com que nosso trabalho seja cada vez mais importante. Contudo, ao invés daquela figura do contador executor, que realiza tarefas operacionais, nos tornamos profissionais estratégicos.
Atualmente, existem plataformas e sistemas de gestão de tarefas contábeis que realizam a maior parte dos trabalhos operacionais que muitos de nós faziam antigamente. A questão é que, conforme essas rotinas deixam de ser necessárias, nós podemos focar tempo e esforço em outros trabalhos: relatórios, estudos, propostas para melhorar a operação, etc.
Ou seja, trabalhos estratégicos, onde podemos realmente entregar valor para o cliente. Assim, a transformação digital também é uma ferramenta para nos aproximar do cliente e fidelizá-lo.
Outra possibilidade, na medida em que as tarefas operacionais demandam menos tempo e esforço, é você diminuir o preço dos serviços, para tornar-se mais competitivo e conquistar novos clientes —conquistando o lucro pelo volume. É o modelo de negócio da contabilidade online, por exemplo.
Independente do caminho escolhido, a questão é que a contabilidade digital é uma maneira de tornar os processos mais rápidos, simples e eficientes —especialmente os que demandam trabalhos operacionais e repetitivos. Além disso, como explicamos, a contabilidade digital não se contrapõe à tradicional: ela faz parte de um processo de modernização da profissão, que já existe há muito tempo e vai continuar acontecendo.
Como fazer a transformação digital no seu escritório?
Agora que você compreendeu o que é a transformação digital na contabilidade e quais são os benefícios de adotá-la no seu trabalho, é hora de explicar como fazer isso, na prática.
Para começar, a Daniella explica que o primeiro passo é a mudança de pensamento. Mais do que um desafio, as tecnologias oferecem oportunidade. “Se você acreditar nas possibilidades da tecnologia, qualquer contador pode trabalhar online, porque existem as ferramentas para isso”, afirma Daniella Novak.
Nesse sentido, é importante compreender que os sistemas de gestão de tarefas contábeis e outras tecnologias vão organizar as demandas e facilitar tarefas, mas não vão substituir o seu conhecimento e experiência como profissional de contabilidade. Pelo contrário: é o momento de demonstrar seu valor como parceiro estratégico do cliente.
Então, encarar seu serviço como estratégico é o primeiro passo para fazer a transformação digital na contabilidade de forma bem-sucedida. A seguir, nós listamos mais alguns pontos importantes.
Faça a transformação digital no seu ritmo
Como dissemos, a transformação digital é um movimento natural da profissão —e, quando encorajamos nossos colegas a participar dela, é no sentido de antecipar as mudanças e não ser pego de surpresa por elas. Mas não é por isso que você precisa apressar o processo ou, muito menos, fazê-lo sem planejamento.
A partir desse raciocínio, você pode iniciar a transformação digital por etapas, identificando processos que já são feitos eletronicamente —como a emissão de NFe, por exemplo— e que outras tecnologias você pode agregar à sua rotina.
Contratar um sistema de gestão de tarefas contábeis é outro passo simples que você pode dar no caminho da transformação digital. Afinal, todos os seus colaboradores já trabalham com computadores e se organizam de alguma forma —com agendas ou planilhas.
Na medida em que essas primeiras iniciativas são bem sucedidas, você pode implementar outros processos digitalizados. Até culminar em uma contabilidade 100% digital, onde não se faz necessário imprimir qualquer documento em papel.
Prepare seu time e seus clientes
A verdade é que a maioria das empresas, em muitas indústrias, já viveram a transformação digital e não veem qualquer problema em adotar esse modelo de trabalho na contabilidade.
Ainda assim, sempre que algo mudar nos seus procedimentos, é interessante conversar com os seus clientes e explicar o motivo da mudança. Por exemplo: se um documento era enviado em papel e agora será por e-mail, eles precisam saber.
Mais importante do que isso é preparar o time: assim como você tem questionamentos sobre a transformação digital, cada profissional tem os seus. Organize reuniões, ouça as dúvidas e prepare treinamentos para que todos aprendam a trabalhar com os softwares.
Invista em equipamentos e segurança
Quando falamos em investimentos, algumas pessoas pensam que a transformação digital custa caro e só é acessível para grandes escritórios. Isso não poderia estar mais distante da realidade, uma vez que ela permite economizar recursos. Além disso, bons sistemas estão cada vez mais acessíveis.
Dito isso, é importante oferecer bons computadores para que seus colaboradores acessem esses sistemas, assim como uma conexão de internet rápida e estável.
Quanto à segurança, que é fator primordial na contabilidade, devemos ponderar que os bons sistemas de gestão de tarefas contábeis também se preocupam com isso. Eles oferecem:
- proteção com senha
- registro de IP nos acessos
- armazenamento de dados na nuvem, com criptografia
Sendo assim, você não irá perder seus dados, caso algum computador ou disco rígido pare de funcionar, mas também está seguro contra possíveis invasões. Mas se você deseja aumentar o nível de segurança, é possível contratar servidores VPN (para acessar a internet de maneira mais segura) e empresas especializadas nessa área.
Então, chegando ao final deste guia, esperamos que você tenha conseguido observar que a transformação digital na contabilidade é um processo mais simples do que pode parecer, na primeira vez que ouvimos o termo.
Como dito, esse conceito está chegando para tornar o trabalho mais eficiente e para ajudar os contadores a entregar mais valor ao cliente. Se você precisa de ajuda nesse processo ou quer saber mais sobre ele, conte com a Confi Software.
