Ao abrir um negócio, seja ele qual for, é preciso ter em mente que a construção de uma boa equipe é fundamental para o sucesso. No caso dos escritórios de contabilidade não é diferente, pois a união e produtividade da equipe fazem com que o contato com os clientes e os resultados das parcerias sejam cada vez mais satisfatórios.
A contadora Daniella Novak separou seis dicas para quem está montando seu time de colaboradores.
1–Defina cargos, funções e responsabilidades
Antes de mais nada, é importante ter em mente quais funções devem ser ocupadas dentro do seu escritório, definindo exatamente quais as atribuições e responsabilidades de cada cargo. “Você precisa deixar transparente tudo o que você espera de cada colaborador, ele deve saber quais são suas atividades para que haja uma facilidade maior na comunicação”, indica Daniella.
A contadora lembra que gerir pessoas é uma das tarefas mais difíceis e complexas de qualquer organização e, por isso, é necessário ter todas as atividades e descrição de cargos bem “desenhadas”. Aliás, isso pode ser feito por meio do uso de softwares como o Confi, que oferece um controle das atividades e divisão das tarefas entre os funcionários (saiba mais clicando aqui).
“Mesmo que você comece sozinho e vá assumir todas as funções num primeiro momento, é importante tirar um tempo para fazer esse trabalho, porque ele pode ficar muito mais complicado quando você precisar fazer as primeiras contratações”, explica, ainda comentando que é preciso ter em mente o público-alvo do seu escritório para contratar funcionários com um perfil mais adequado.
Exemplo: Se o escritório e seus clientes possuem uma cultura mais humanizada e jovem, é preciso encontrar um profissional que se encaixe nesse perfil. Já para aqueles que vão trabalhar com empresas mais tradicionais, é preciso contratar pessoas que transmitam seriedade e sejam mais contidas, pois irá agradar mais o cliente.
“Não existe certo e errado numa contratação, não existe o funcionário correto ou o funcionário ruim, o que existe são pessoas certas nos lugares certos, usando suas habilidades mais destacáveis nas funções mais assertivas”, pontua Daniella Novak.
2–Realize treinamentos e faça uma boa integração
É preciso lembrar que currículo e experiência podem não ser suficientes sem a realização de um treinamento. Cada empresa possui suas regras, culturas e oferece programas diferentes. “Lógico que a experiência do profissional vai agregar à rotina do escritório, porém é legal apresentar um playbook para o novo colaborador, assim ele terá acesso às informações e entenderá mais facilmente os processos da empresa. Quanto mais claro isso ficar no processo de integração e mais enraizado, melhor será o desempenho do novo membro da equipe e menor será a chance de conflitos no futuro”, orienta a contadora.
3–Invista em padrinhos ou guias
A chegada de um novo funcionário vai exigir o treinamento e a integração, mas, nem sempre todas as dúvidas serão sanadas nesse momento, e a presença de um guia ou padrinho pode facilitar no processo de adaptação. Daniella afirma que essa pessoa ajudará a orientar o novo funcionário e esclarecer dúvidas do dia a dia. “Esse profissional não precisa ser, necessariamente, o superior direto do novo colaborador, ele precisa estar presente para dar o suporte necessário àquele que está chegando, principalmente sobre as políticas da empresa. Isso diminuirá os conflitos e aumentará a motivação do time”.
4–Valorize momentos em equipe e dê feedbacks
Formar um time campeão é fazer com que a equipe aja de forma coesa e integrada, todos devem fazer sua parte e confiar na execução das tarefas por parte dos seus colegas. “São nesses momentos em equipe que vai se criando um senso de pertencimento. Os colaboradores sentem que fazem parte do processo e também sabem que são parte importante daquela empresa”, avalia a contadora.
Ela lembra que também é preciso dar feedbacks tanto aos novos colaboradores quanto aos que já integram o time há mais tempo. “Acompanhar os trabalhos individualmente e dar feedbacks motiva os funcionários e faz com que eles saibam o que está sendo bem-feito e o que pode melhorar, é legal mostrar que eles passaram por um treinamento e estão tendo um desenvolvimento e crescimento profissional”, comenta Daniella.
“Mas, é preciso também dar espaço para que os próprios colaboradores se sintam à vontade para compartilhar ideias e sugestões que possam contribuir com o desempenho da empresa. Para isso, é preciso abrir canais de comunicação, seja por meio de reuniões, como formulários, relatórios, conversas etc. O importante é que o colaborador possa se sentir livre para se comunicar (de acordo com seu perfil) e indique melhorias para que o dia a dia do trabalho seja até mais criativo”, completa Daniella Novak.
5-Saiba encerrar ciclos
É completamente normal ter de mexer na equipe, seja acrescentando novos colaboradores como encerrando parcerias. “Quando uma parceria não está mais funcionando ou precisa ser encerrada por qualquer motivo, não fique chateado e nem com raiva de seu colaborador, isso acontece, é um ciclo”, lembra a contadora.
Daniella ressalta que os profissionais entram nas empresas e contribuem. “O importante é que seu time contribua tempo suficiente para que justifique o investimento no recrutamento, seleção e treinamento. Então, enquanto esses colaboradores estão com você, que esse tempo seja produtivo, que o time esteja motivado e que seja uma parceria bacana, independente do tempo que durar”.
A contadora ainda faz questão de dizer que quando essa parceria deixar de ser interessante para qualquer um dos lados, é essencial que o encerramento aconteça com tranquilidade e com abertura de portas para que, futuramente, possam acontecer novos encontros e até mesmo novas parcerias.
6–Cotas e sociedades podem ser uma boa alternativa
Daniella Novak conta que um programa bem interessante que está sendo adotado por alguns escritórios de contabilidade é o de partnership. Ou seja, esse modelo permite que os colaboradores um dia possam se tornar sócios da empresa. “O contador tende a ser, naturalmente, um empreendedor. Esse profissional gosta de cuidar do seu próprio trabalho e, por esse motivo, é legal dar essa oportunidade para que ele possa se tornar sócio da empresa ou adquirir cotas depois de um certo tempo de parceria. Essa também é uma forma de motivar a equipe”, encerra.
