A ECD é uma sigla para escrituração contábil digital e descreve uma das principais obrigações acessórias que as empresas e contadores precisam cumprir anualmente. A ideia é reunir os principais livros contábeis do ano-calendário anterior — livro-diário, livro-razão e balancetes — em uma única entrega digital.
Ou seja, a ECD surgiu para substituir as entregas feitas anteriormente em papel. Assim, ela faz parte de um movimento de digitalização da contabilidade, iniciado há quase duas décadas com a criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Mas embora muitas pessoas conheçam o SPED e utilizem esse sistema diariamente, outra grande parcela dos empresários e contadores ainda se confunde quando o assunto é ECD.
Afinal, quais empresas precisam entregar a ECD, o que deve compor essa entrega e até quando ela deve ser feita são algumas das perguntas mais comuns sobre esse tema. Por isso, nós criamos esse artigo completo para respondê-las e para lhe ajudar a cumprir todas as suas obrigações sem maiores problemas.
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Afinal, o que é a ECD e como ela é feita?
A ECD, sigla para Escrituração Contábil Digital, é um dos tipos de escrituração contábil que muitas empresas brasileiras precisam fazer e entregar anualmente para a Receita Federal, por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Sendo assim, podemos afirmar que a ECD é parte do SPED, o programa que busca modernizar a contabilidade brasileira.
A escrituração contábil digital surgiu em 2008, sendo obrigatória apenas para as empresas no regime de lucro real. Desde então, a lista de empresas obrigadas a entregar a ECD aumentou bastante, como vamos ver a seguir. Mas o importante é que, conforme determina o Decreto nº 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, a ECD dispensa a autenticação dos livros contábeis físicos. Ou seja, o recibo de entrega emitido pelo SPED é o suficiente para comprovar que a empresa cumpriu com essa obrigação.
É importante repassar essas informações, por mais óbvias que possam parecer para algumas pessoas (especialmente contadores), porque muitos empresários não têm conhecimento disso e ainda aguardam a emissão dos documentos em formato físico — o que já não é necessário no Brasil, desde o decreto citado anteriormente.
Outro detalhe importante é que, com a ECD, é possível cumprir diversas obrigações em um só arquivo, atendendo aos requisitos de vários órgãos fiscalizadores. Essa informação é essencial para que os empresários entendam a importância da ECD e fiquem mais tranquilos quanto à possibilidade de ter problemas com o Fisco — algo que ninguém quer que aconteça, certo?
O que compõe a ECD?
Os documentos que compõem a ECD constituem os registros contábeis da empresa. Sendo assim, são registros que devem ser mantidos ao longo de todo o ano para benefício da própria empresa — e não apenas para cumprir uma obrigação acessória, uma vez ao ano. Isso inclui:
- Livro diário: deve registrar todas as movimentações no patrimônio da empresa, com as devidas autenticações em cartório.
- Livro razão: deve desdobrar e detalhar cada registro contábil do livro diário, com suas informações listadas cronologicamente.
- Livro de balancetes diários: com todos os balanços da empresa e comprovantes.
Em resumo, a ECD reúne os principais registros de movimentações financeiras das empresas, como as contas a pagar e receber, registradas nos livros comerciais acima.
Também há vários livros auxiliares a cada um dos livros comerciais: registros de entrada e de saída de mercadorias, registro de empregados, registros de atas de assembleias gerais e de reuniões de diretoria, entre outros.
Esses livros auxiliares não são obrigatórios para todas as empresas, mas alguns livros podem sim ser obrigatórios em casos específicos. Por isso, o contador deve estudar atentamente as obrigações impostas a cada tipo de empresa e orientar seu cliente quanto às informações que ele deve fornecer para cumpri-las. Pelo mesmo motivo, as empresas devem buscar escritórios de contabilidade experientes e com profissionais competentes.
Como a ECD deve ser feita?
Toda escrituração contábil precisa cumprir uma série de exigências — que muitos empresários não compreendem totalmente e os contadores devem explicar detalhadamente. Entre elas há a necessidade de seguir a ordem cronológica dos acontecimentos contábeis da empresa, ter documentação que justifique cada um dos lançamentos, além de não ter rasuras e outros detalhes que sugiram fraude nos dados apresentados.
Todos os valores devem ser apresentados em moeda nacional (Real) e as informações devem ser preenchidas em português brasileiro — um detalhe importante para empresas que atuam com comércio exterior e, frequentemente, negociam em outras moedas e idiomas.
Seguindo essas exigências, os arquivos que formam a ECD (que listamos na seção anterior) devem ser transmitidos via SPED. É essencial autenticar os documentos com uma assinatura digital válida — ou seja, um certificado digital A1 ou A3, emitido por entidade reconhecida no padrão ICP-Brasil. Depois disso, as informações são transmitidas aos órgãos competentes.
Entretanto, como mencionamos, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é somente um dos tipos de escrituração que as empresas precisam fazer e entregar ao Fisco. Nesse sentido, é muito comum que as pessoas confundam a ECD com a ECF.
Qual a diferença entre ECD e ECF?
A escrituração contábil, de maneira geral, compreende todos os registros de movimentações financeiras e patrimoniais relevantes para a empresa. É dever do contador mostrar que mais do que uma obrigação burocrática, a escrituração contábil é uma ferramenta estratégica no cotidiano empresarial, pois traz informações valiosas sobre o desempenho dos negócios.
A partir desse trabalho de escrituração, que deve ser cotidiano, são cumpridas as obrigações acessórias como ECD e ECF. Apesar do nome semelhante, elas têm utilidades bem distintas.
A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) informa à Receita Federal os valores que influenciam no IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social Sobre Lucro Líquido). A ECF é obrigatória para todas as empresas ativas, que não estejam enquadradas no regime tributário do Simples Nacional e não sejam órgãos ou fundações públicas. Na prática, é como uma declaração de IR para a pessoa jurídica.
Já a ECD funciona como uma fonte de informação para a ECF, mas seu propósito é diferente e ela não é obrigatória para todas as empresas. Ela substitui a entrega dos livros diários, livros razão, balanços e balancetes — que eram obrigatórias a alguns tipos de empresas, para fins fiscais e previdenciários. Em resumo, a ideia é provar que sua empresa atuou corretamente ao longo do ano e “não deve nada” para os órgãos fiscalizadores.
Sendo assim, podemos afirmar que a Escrituração Contábil Digital (ECD) também funciona como uma ferramenta de segurança jurídica para as empresas.
Quem deve entregar a ECD e quais são os prazos?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é obrigatória para todas as empresas enquadradas no regime de Lucro Real, mas não somente para elas. Algumas empresas no regime de lucro presumido, dependendo da quantidade de lucros e dividendos que distribuem, podem se ver obrigadas a entregar a ECD anualmente.
Até mesmo as entidades imunes e isentas devem entregar a ECD, caso sejam obrigadas a apresentar a EFD-Contribuições (que é referente às contribuições sociais). Além disso, todas as empresas enquadradas no Simples Nacional que tenham recebido investimentos-anjo (que é comum na indústria de tecnologia), também precisam fazer a Escrituração Contábil Digital.
Se você possui uma empresa e tem dúvidas sobre a obrigação de entregar a ECD, o melhor caminho é buscar um escritório de contabilidade especializado e competente na sua região.
Vale mencionar que as pessoas jurídicas inativas — isto é, que não tenham realizado qualquer atividade operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário — também não precisam se preocupar com a Escrituração Contábil Digital.
E assim como o Imposto de Renda da Pessoa Física se refere ao ano-calendário, a ECD inclui todos os fatos contábeis de um determinado ano, de janeiro a dezembro — ainda que a sua entrega seja feita em meados do ano seguinte.
Quais são os prazos de entrega da ECD?
Quanto ao prazo de entrega da ECD, a data-limite é o último dia útil do mês de maio do ano subsequente à escrituração. Ou seja, os fatos contábeis de 2024 devem ser relatados na ECD entregue até maio de 2025 — e os de 2025 serão entregues até maio de 2026.
Contudo, como explicamos em outro trecho, a ideia é que você mantenha a contabilidade bem organizada durante todo o ano, apenas enviando os documentos na data correta. Caso a ECD não seja enviada no prazo, ou contenha erros e omissões, a empresa pode ser penalizada.
Mas, além desse prazo geral, há algumas situações especiais na Escrituração Contábil Digital:
- Empresas que passam por cisão, fusão, incorporação ou extinção entre janeiro e abril devem entregar a ECD até o último dia útil do mês de maio, no mesmo ano.
- Empresas que passam por cisão, fusão, incorporação ou extinção de maio a dezembro devem entregar a ECD até o último dia útil do mês seguinte ao evento.
Sendo assim, por mais que o prazo geral de entrega da Escrituração Contábil digital seja maio do ano seguinte, você pode ter que apresentá-la antes disso.
Por fim, os contadores precisam ponderar que o período de entrega da ECD costuma ser o mais movimentado do ano, por conta das declarações de IRPF. Portanto, ter um sistema que ajude na organização de suas demandas — como o sistema de gestão de tarefas contábeis Confi — é essencial para garantir que tudo seja feito nos prazos corretos.
A própria ECD, assim como o SPED, surgiram como parte do movimento de modernização da contabilidade. O Confi dá mais um passo importante nesse sentido, simplificando processos e permitindo que os escritórios de contabilidade trabalhem de forma muito mais eficiente. Para conhecer todas as funções do sistema, acesse nosso site.