A gestão de documentos na contabilidade é um desafio recorrente para muitos de nós, não é mesmo? Provavelmente, estamos na profissão que mais vive “atolada” em documentos, guias, informações e outros papéis — ainda que, com a tecnologia, muitos deles não precisem mais existir em versão física, a não ser que você faça questão.
Essa é uma questão importante, uma vez que muitos contadores ainda “se prendem ao papel” e imprimem documentos, embora a maioria deles já tenha natureza digital — como a Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O nome já diz: nota fiscal eletrônica.
A realidade é que essa digitalização está chegando para facilitar a gestão de documentos na contabilidade — desde que você saiba como lidar com esses arquivos eletrônicos.
Afinal, mesmo sendo digitais, os documentos precisam de gestão e armazenamento corretos. Isso é indispensável para garantir ao seu cliente que as informações estão armazenadas com segurança, pelo prazo estipulado em lei.
Existem algumas formas de fazer isso — com técnicas que, inclusive, facilitam e otimizam esse processo. Algumas são mais manuais e outras contam com maior ajuda da tecnologia. A seguir, nós apresentamos um pouco mais sobre cada forma de gestão de documentos na contabilidade.
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1. Gestão de documentos no servidor local
A primeira forma — que é a mais manual — é arquivar os documentos em pastas dentro do seu servidor. Com ela, são criadas pastas em um computador específico ou disco externo, para onde todos os colaboradores irão transferir os arquivos criados ou recebidos.
Recomendamos veementemente que esse servidor seja muito bem organizado, com pastas com o nome do cliente e/ou seu código. Dentro da pasta, você pode dividir por departamento, tipo de documento, ano, competência e outras categorias — desde que tudo esteja bem claro e acordado com o resto da equipe. Assim, todos podem encontrar o que precisam.
Essa forma é muito intuitiva e relativamente simples de ser aplicada, uma vez que você já tem seu computador. Contudo, pode ser necessário investir em infraestrutura de servidor e rede, caso mais pessoas precisem acessar as mesmas pastas.
A gestão de documentos em servidor local também tem outros “contras”, como o tempo que é necessário para organizar e encontrar arquivos. Com o tempo, o servidor pode se tornar um verdadeiro labirinto de pastas, onde as pessoas levam horas para encontrar algo. Além disso, é muito fácil perder informações, caso o equipamento seja danificado (ou invadido).
Portanto, se você pretender ter seus documentos em um servidor, recomenda-se contratar um servidor de armazenamento em nuvem. Em todo caso, é importante ter uma cópia extra (para backup), que não deve ficar no mesmo local. Assim, se o servidor principal for danificado e/ou corrompido, você pode acessar o outro.
2. Gestão de documentos na nuvem
A segunda maneira para fazer gestão de documentos na contabilidade é, justamente, usar servidores na nuvem. Como dito, isso é bem mais recomendável que o servidor local.
Você pode contratar serviços como Google Drive, iCloud ou Microsoft Teams. Esse método é bem parecido com o anterior: você irá criar pastas, organizadas por cliente e outras divisões, onde a equipe salvará todos os arquivos.
Pensando nessa questão da organização — que também pode gerar um labirinto de pastas, como no método anterior — devemos dizer que armazenar documentos na nuvem também não é a forma mais produtiva de gestão. Ainda assim, ele garante maior segurança digital.
Em ambos os métodos, todo arquivo deve ser salvo com nomes intuitivos e a equipe precisa estar alinhada a um padrão de nomenclatura. Se um cliente lhe enviar um comprovante pelo WhatsApp, por exemplo, você não pode simplesmente baixar a foto com o nome de arquivo automático: é essencial incluir a nomenclatura padrão da empresa, para que todos possam encontrar aquele arquivo no servidor.
Voltando ao armazenamento na nuvem, existem versões gratuitas desse serviço, com limite de espaço para arquivos (15 GB no Google Drive, por exemplo). Mas se você preencher esse espaço, pode contratar gigabytes adicionais para armazenar mais documentos.
De qualquer modo, essa é uma opção interessante, considerando que você pode consultar o histórico de versões dos documentos, quais usuários fizeram alterações, trabalhar no mesmo documento a partir de computadores diferentes com facilidade — e proteger os acessos com senha, naturalmente.
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3. Gestão de documentos em sistema de gestão de tarefas contábeis
O terceiro método é utilizar sistemas de gestão de tarefas contábeis com funcionalidades de gestão de documentos. Dentro do Confi, que possui esse recurso, os documentos já são salvos automaticamente, toda vez que uma tarefa é finalizada pelo sistema.
Esse documento fica atrelado à pasta do cliente no servidor (em nuvem) e ao determinado tipo de informação. Assim, a equipe não precisa se preocupar em digitar o nome correto ou correr pelo labirinto de pastas para encontrá-los — quem nunca passou por essa situação, né? Então, basta encontrar a tarefa, com só um clique, para acessar os documentos. Isso facilita muito no trabalho de todos os contadores, mas especialmente dos funcionários novos — que ainda não conhecem os padrões de nomenclatura e organização da empresa.
O Confi também tem a ferramenta de classificador de documentos, que utiliza a inteligência artificial para identificar as informações de arquivos PDF, classificando automaticamente para qual cliente o arquivo pertence, a qual competência se refere, entre outras informações.
A partir do sistema, todos os arquivos ficam armazenados na nuvem, no banco de dados da Amazon, que é um dos mais seguros do mundo.
Utilizando o Confi para fazer a gestão de documentos na contabilidade, você une segurança à praticidade. “Sabemos que é importante garantir tanto a segurança, quanto a organização dos documentos para que o contador tenha sucesso junto ao seu cliente e garanta um serviço de confiança”, resume Daniella Novak, fundadora da Confi.
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