Já estamos no final de mais um ano e chegou a hora de montar o orçamento anual. Sabemos que é um momento muito importante para o planejamento da empresa e que essa análise gera muitas dúvidas.
Neste artigo vamos te mostrar em 6 passos como montar o seu orçamento anual de uma forma descomplicada.
O que é o orçamento anual?
Primeiramente temos que esclarecer o que é o orçamento anual. De uma forma mais genérica, o orçamento é o planejamento de tudo o que o seu escritório vai gastar e receber no ano que vem.
Com essa análise você consegue ter previsibilidade dos investimentos necessários e dos lucros que serão obtidos no período. Mas sem mais delongas, vamos para o nosso passo a passo de como montar o orçamento.
Passo 1 - Apurações de resultados
Primeiro de tudo, você deve levantar as apurações de resultados de todos os meses anteriores. Se possível, você pode analisar as apurações de outros anos para ter um histórico maior, assim você terá uma base de dados mais sólida. Mas lembre, o que aconteceu no passado, não acontecerá necessariamente no futuro.
O passo 1 é muito importante para que você possa estimar com base em números reais os seus gastos e as suas receitas. É muito importante se atentar nas sazonalidades de cada mês para poder ter uma análise mais real.
Por exemplo, se a sua receita é em média de R$1.000 todos os meses, mas em abril aumenta para R$5.000 devido à declaração de imposto de renda. Então no orçamento esse aumento de receita deve estar previsto no mês de abril.
Outro exemplo legal é o aumento de despesas em dezembro, é uma variação que ocorre devido ao pagamento do 13° em muitos escritórios. Se você possuir essas variações no seu escritório e apontar corretamente no seu orçamento, você não será pego de surpresa e conseguirá se organizar melhor.
Passo 2 - Metas de vendas
Agora que você já tem uma base do histórico da sua empresa, você deve projetar as metas para o próximo ano. Por exemplo, você faturou em média R$1.000 por mês no ano atual e quer faturar em média R$ 2.000 no ano seguinte. Você deve se fazer a seguinte pergunta:
- Como vou distribuir esse crescimento? Vou dobrar a média de faturamento logo em janeiro ou o crescimento vai ser gradual ao longo do ano?
Essas definições devem ser sempre alinhadas com os principais responsáveis pela execução (os stakeholders), assim fica muito mais fácil o atingimento da meta.
Uma dica importante: lembre-se de fazer uma análise de mercado na hora de projetar as metas. Dessa forma você evita criar metas que só ficarão no papel. É preciso entender se há realmente uma demanda de mercado que justifique o aumento de faturamento projetado.
Passo 3 - Custos do seu produto
Aqui você deve definir os custos atrelados ao seu produto. Se for uma mercadoria, é necessário prever os custos da matéria prima e os custos de armazenamento, se houver. Se for um serviço que necessitará contratar mão de obra somente para a ocasião, deve-se prever esses custos também.
É importante prever também os custos atrelados à cada venda, como por exemplo as comissões de vendas e os impostos.
Passo 4 - Despesas fixas
Nessa etapa você deve considerar despesas como pagamento de folha, dissídio salarial, pagamentos de férias, 13° e reajustes contratuais em casos de contratação de serviços recorrentes.
Lembre que as despesas fixas são os seus gastos que vão acontecer independente de você estar atingindo a sua meta de venda. Então é muito imporante que você faça uma análise de todos os seus gastos para que não tenha uma operação muito inflada.
Passo 5 - Despesas financeiras
Já falamos dos custos variáveis, das despesas fixas e agora no quinto passo vamos falar das despesas financeiras. Nesse passo você deve considerar nos seus gastos os custos financeiros de empréstimos que você possui. Considere aqui tambem as amortizações das suas dívidas.
Seguindo os passos 3, 4 e 5 você estará prevendo os gastos reais da sua empresa.
Passo 6 - Acompanhamento
Sexto e último passo, junte todas as projeções de receitas e despesas de uma forma que seja fácil de se acompanhar mês a mês. Para que o seu orçamento seja realmente útil, você deve acompanhar a execução durante todo o ano. Assim você saberá se está atingindo as metas de faturamento e se está cumprindo com os gastos estimados.
Fazer o orçamento não é uma tarefa fácil, porque estamos falando de prever o futuro e sabemos que não temos uma bola de cristal, não é mesmo? Mas se você conseguir seguir esses passos, terá mais chances de acertar
Considerações finais
Um dica final para você. Durante o ano você pode analisar o seu orçamento para avaliar se ainda faz sentido ou não as metas e previsões. Caso tenha acontecido alguma coisa muito fora do esperado (como uma pandemia) você pode e deve reestruturar as metas e gastos do seu orçamento.
Desejo sucesso e boa sorte no seu orçamento!
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