O desenvolvimento da tecnologia está impulsionando revoluções em diversas profissões e a contabilidade é uma delas. Em outros artigos, nós já falamos um pouco sobre os avanços da contabilidade digital, com motivos para você implementá-la no seu escritório. Mas agora é a hora de falar sobre outra área dessa profissão que também está sendo muito influenciada por novas tecnologias: a auditoria digital.
O estereótipo do auditor é uma pessoa que se debruça sobre diversas planilhas e documentos impressos, lendo-os detalhadamente durante muito tempo. Porém, com a auditoria digital, os dias de trabalho desses profissionais estão se tornando bem mais dinâmicos e tecnológicos.
Para isso, são usados programas de computador com ferramentas analíticas, que processam grandes quantidades de dados em pouco tempo. Planilhas automatizadas simplificam grande parte do trabalho de organização e cruzamento de dados. Robôs são programados para tratar dados e extrair informações importantes. E a tecnologia do blockchain — que descentraliza os registros de dados na internet — é usada para digitalizar arquivos contábeis com segurança.
Todas essas tecnologias estão transformando a auditoria tradicional na auditoria digital neste momento. Mas elas não estão apenas ao alcance das grandes empresas do ramo: também é possível implementar filosofias e recursos da auditoria digital em micro, pequenas e médias empresas, bem como nos escritórios de contabilidade, visando gerar valor para os clientes.
Se você se interesse por essa possibilidade, continue a leitura para entender mais.
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O que auditoria digital e como ela é feita?
A auditoria digital é um termo guarda-chuva que se refere à evolução da auditoria já conhecida em uma versão mais tecnológica. Afinal, a auditoria continua sendo necessária nas empresas — e seu objetivo é muito semelhante: identificar eventuais inconsistências e falhas, corrigi-las e aprender com essas análises. A grande diferença é que a auditoria digital usa ferramentas tecnológicas para tornar esse processo mais eficiente.
Nesse sentido, a auditoria digital se insere num contexto de digitalização da contabilidade que vem desde muito tempo — desde a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), pelo menos.
Pensando nisso, se a maioria dos dados contábeis já é digital, faz todo sentido processá-los, analisá-los e auditá-los também de forma digital, não é mesmo?
Relembrando o objetivo primordial da auditoria, seja ela digital ou “tradicional”, esse trabalho consiste em analisar os dados contábeis de uma empresa, fazer cruzamentos de informações e tentar identificar eventuais equívocos ou falhas na contabilidade das empresas — de forma que elas possam fazer os ajustes necessários. Todos os balancetes, notas fiscais e demais documentos (que já são digitais, como dissemos) são cruzados para confirmar sua validade.
A partir disso, o intuito da auditoria digital é aproveitar as ferramentas disponíveis atualmente para tornar esse processo mais simples, eficiente e seguro.
A auditoria digital na prática
Quando pensamos na aplicação desses conceitos, o auditor deixa de analisar suas planilhas e dados contábeis manualmente. Ao invés disso, ele conta com o auxílio de ferramentas tecnológicas que conseguem processar enormes quantidades de dados rapidamente — inclusive com o uso de inteligência artificial e aprendizado de máquina.
Esses softwares conseguem fazer diversos cruzamentos de dados que antes seriam feitos manualmente — e tomariam muito tempo do auditor. Outras ferramentas usam o processamento de linguagem para filtrar informações importantes das montanhas de dados contábeis que precisam ser auditados uma empresa.
Aliás, uma das principais diferenças da auditoria digital para a tradicional é que ela consegue trabalhar com todos os dados contábeis da empresa, sem trabalhar com amostras. Afinal, as tecnologias permitem processar essa enorme quantidade de dados — e trabalhar a partir das informações pré-processadas. Outro detalhe muito importante é que a auditoria digital também facilitam a entrega de informações da empresa para o cliente.
Observando essa explicação, podemos concluir que a auditoria digital é de fato uma evolução de processos, facilitando a parte mais complicada do trabalho e permitindo que os auditores se concentrem nos detalhes mais importantes. Isto é, analisar as informações filtradas e pré-processadas, identificando as inconsistências, identificando os riscos e gerando insights de negócio para as empresas. Inclusive, o auditor digital possui mais informações (e mais tempo hábil) para pensar estrategicamente sobre os dados contábeis.
É claro que, no fim das contas, o objetivo continua o mesmo: gerar orientações úteis para que a empresa se mantenha em conformidade com a legislação tributária e cumpra com suas obrigações contábeis da forma mais eficiente possível. Mas é fato que, no cenário atual, a auditoria digital se mostra mais capaz de alcançar esse objetivo.
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Os benefícios da auditoria digital
Ao longo deste artigo, nós já deixamos claro que a auditoria digital é uma evolução das outras formas de auditoria — e que, portanto, é superior a elas. No entanto, ainda é válido listar seus benefícios para que você possa compreender melhor como isso se dá na prática. Vejamos.
1. Análises complexas com rapidez
O tempo entre a entrega das informações e as primeiras análises — suficientes para identificar as inconsistências mais graves — é muito reduzido com as ferramentas de auditoria digital. A partir disso, as empresas também podem realizar análises mais complexas para colher outras informações relevantes, que serão úteis em outras estratégias (como planejamento tributário).
2. Mais confiança nas informações
É claro que os auditores humanos continuam sendo essenciais no processo, principalmente para interpretar as informações e sugerir caminhos. Contudo, na hora de ler e analisar grandes quantidades de dados, eles podem cometer falhas comuns ao ser humano. Uma ferramenta tecnológica acaba sendo mais eficiente nesse tipo de tarefa — e é interessante aproveitar essa possibilidade a seu favor, para oferecer um serviço melhor aos clientes.
Com as informações mais confiáveis geradas pela auditoria digital, você pode transmitir mais segurança para seus clientes de que a empresa realmente está em situação regular e que está cumprindo com suas obrigações da forma mais eficiente possível, otimizando recursos.
3. Informações aprofundadas e abrangentes
Como já mencionamos acima, a auditoria digital não precisa trabalhar apenas com amostras de dados. Com a ajuda das ferramentas tecnológicas, é possível processar as bases de dados completas — fazendo um verdadeiro “pente fino” em tudo que precisa ser auditado.
Pensando nas vendas de uma empresa, por exemplo, é possível analisar dados de todas as notas fiscais de um determinado período sem maiores complicações, evitando que qualquer problema supostamente menor acabe passando despercebido.
4. Regularidade fiscal e eficiência tributária
Como explicamos, a auditoria digital é mais eficiente em encontrar eventuais inconsistências, além de permitir que os dados contábeis sejam mais bem aproveitados — gerando insights de negócio, identificando riscos e possibilitando projeções de futuro. Nesse sentido, ela também contribui para a chamada eficiência tributária, que consiste em pagar seus impostos e cumprir com suas obrigações — mas gerando menos custos para a empresa.
5. Auditoria sem barreiras geográficas
Por fim, como todas as análises são digitais e as ferramentas costumam ser conectadas à internet, uma auditoria digital não precisa ser feita nas dependências da empresa. Isso facilita tanto para você conseguir atender a empresas de qualquer região do país, como também para fazer auditorias em empresas com várias filiais.
Conclusão: as oportunidades da auditoria digital
Para finalizar o artigo, reiteramos a auditoria digital como uma alternativa que já existe e que pode ser adotada por empresas de qualquer porte ou segmento. Nesse sentido, ela também aparece como uma oportunidade para os contadores que trabalham com auditoria. Afinal, é um serviço que chama a atenção do cliente no cenário atual e agrega valor para ele.
Além disso, precisamos reforçar que a auditoria digital não é o único exemplo de aplicação de novas tecnologias à área contábil. O sistema de gestão de tarefas contábeis Confi, por exemplo, aplica a inteligência artificial para organizar o cotidiano dos contadores, seus prazos e processos. Assim, os profissionais da área podem economizar até 15 dias úteis de trabalho por mês, que seriam gastos em tarefas repetitivas. Sobra mais tempo e energia para trabalhos que, de fato, geram valor para o cliente — como a auditoria digital.
