De maneira geral, os conhecimentos e práticas contábeis sempre exercem um papel essencial nas tomadas de decisão em empresas. Afinal, com o auxílio dos contadores, é possível obter indicadores relevantes para compreender a saúde financeira da empresa, sua capacidade de investimentos, situação tributária, alocação de recursos e muitos outros detalhes. Mas, com o BI na contabilidade, é possível ir muito além nesse sentido.
O BI — que significa business intelligence ou inteligência de negócios, em português — está inserido no contexto da contabilidade estratégica ou contabilidade gerencial. Esses conceitos buscam ir além da contabilidade operacional, fornecendo informações úteis para uma gestão mais eficiente, com decisões mais assertivas. Com isso, o BI na contabilidade permite:
- estabelecer padrões, processos, orçamentos, custos e etc;
- obter informações sobre resultados de médio e longo prazo;
- otimizar projetos, processos, equipes e alocação de recursos;
- fazer projeções para o futuro e criar planos de melhoria.
Mas claro que esses são apenas alguns exemplos de aplicações do BI na contabilidade — que trazemos nessa introdução para lhe convencer da importância deste tema. Ao longo do artigo, nós vamos explicar melhor esse conceito, como ele é aplicado na realidade dos escritórios de contabilidade e porque você deveria incorporá-las ao seu escritório.
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O que é BI na contabilidade: explicando os conceitos
Esse termo, BI na contabilidade, se refere às aplicações do business intelligence às práticas e serviços contábeis. O business intelligence, por sua vez, é um conceito derivado do inglês cujo significado literal é inteligência de negócios. Na prática, ele se refere aos processos de coleta, armazenamento, análise e compartilhamento de dados de negócios.
Explicando de maneira mais prática, o propósito do BI na contabilidade é fornecer o máximo de dados possível, da forma mais prática possível. Com isso, os dados são transformados em informações relevantes, prontas para serem aplicadas. Além disso, essas informações estão disponíveis continuamente — na forma de gráficos, tabelas e dashboards — que os gestores da empresa podem consultar sempre que necessário, de forma prática.
Esse pensamento segue o conceito de hierarquia da informação — onde dados, informações e conhecimento têm pesos e utilidades diferentes. Nesse cenário, os dados brutos precisam ser interpretados para se tornarem informações compreensíveis e úteis. A partir disso, é possível produzir algum significado e aplicar as informações, transformando-as em conhecimento.
Por essa lógica, o BI na contabilidade utiliza os dados contábeis para produzir informação e conhecimento.
Outro detalhe importante é que o BI na contabilidade ajuda a traduzir as informações geradas pela contabilidade gerencial para os gestores de outras áreas. Um bom gráfico, com números claros e informações visuais, costuma ser mais simples de entender que um relatório longo e repleto de termos técnicos, não é mesmo?
Dessa maneira, o BI permite que os especialistas em contabilidade explorem melhor os dados que produzem — transformando-os em informações visual, identificando padrões, observando tendências e auxiliando nas tomadas de decisões. Com isso, eles podem gerar mais valor aos seus clientes e reforçarem sua posição como parceiros estratégicos de negócio.
Como aplicar o BI na contabilidade?
Quando pensamos em aplicar o BI na contabilidade, há várias ferramentas que nós podemos utilizar. Algumas das mais famosas ferramentas de BI podem ser adaptadas para aplicações contábeis — como o Tableau e Microsoft PowerBI. Mas, além dessas, também existem outras opções específicas para a contabilidade, como o HubCount.
Só que antes escolher uma ferramenta, você precisa identificar quais são seus objetivos com o BI. Isso inclui pensar nos dados que você tem a disposição, que tratamento eles precisam, como eles serão interpretados e quais informações você pretende extrair deles.
Você pode fazer essa análise a partir dos objetivos de negócio ou problemas que você deseja resolver com a implementação do BI na contabilidade. Mas também pode fazer com base nos dados que têm à disposição, pensando em quais informações pode extrair e como elas serão úteis para a empresa. Nesse contexto, você pode gerar uma grande variedade de informações com o BI contábil:
- resultados financeiros,
- análises tributárias,
- previsões orçamentárias,
- indicadores operacionais,
Em cada uma das áreas listadas, é possível gerar uma infinidade de gráficos e tabelas, com os mais variados cruzamentos de informações para gerar insights.
Sendo assim, pense em todos os dados e relatórios que você gera periodicamente para seus clientes: como esses dados poderiam ser analisados ou cruzados, para fornecer informações úteis para seus clientes? O BI na contabilidade responde a essa pergunta, além de oferecer as respostas de forma clara e simples.
Leia também: A inteligência artificial na contabilidade e suas aplicações práticas
Os benefícios do BI na contabilidade
As aplicações de BI na contabilidade oferecem uma série de benefícios aos contadores e aos gestores das empresas, na medida em que contribuem para a tomada de decisão. Na prática, uma boa ferramenta de BI é como um painel de controle que você pode consultar sempre que necessário para acompanhar os resultados e tomar decisões estratégicas.
Contudo, para tornar essas ideias mais claras, vamos listar alguns benefícios práticos do BI na contabilidade.
Informações claras e organizadas
O BI na contabilidade lembra aquelas situações em que a gente pergunta para a pessoa se ela entendeu ou quer que desenhe. Em muitos casos, desenhar facilita bastante a compreensão — simplesmente porque nem todos são especialistas em contabilidade para entender alguns relatórios e termos mais técnicos. Deste modo, o BI na contabilidade ajuda a traduzir os dados dos demonstrativos contábeis para que profissionais de outras áreas consigam aproveitá-los melhor, seja para acompanhar os resultados da empresa ou para tomar decisões.
Acompanhamento contínuo de indicadores
Uma vez que a sua ferramenta de BI esteja devidamente configurada, é relativamente simples mantê-la atualizada com novos dados e informações. Na verdade, muitas ferramentas de BI na contabilidade são atualizadas em tempo real, na medida em que os resultados chegam, de forma automatizada. Assim, os gestores podem acompanhar os principais indicadores (KPIs) do negócio continuamente — e não apenas quando a contabilidade envia um relatório mensal.
Decisões assertivas, com mais confiança
Como as informações são mais acessíveis e de fácil compreensão, é muito mais fácil usá-las na hora de tomar decisões. E como essas informações incluem mais análises e cruzamentos de dados, elas trazem uma visão mais aprofundada do negócio. Na prática, isso tudo permite tomar decisões mais embasadas e, consequentemente, mais assertivas.
A partir disso, o processo decisório da empresa se torna mais confiável, com menos ruídos de comunicação e conflitos de opiniões — afinal, as informações são claras e diretas.
Mais sinergia e produtividade
Com um processo decisório mais confiável e harmonioso, as possibilidades de colaboração entre diferentes profissionais e times melhoram exponencialmente. Até porque o trabalho em equipe se torna bem mais eficiente, já que os dados estão ao alcance de todos os envolvidos nesses processos.
Gestão de recursos otimizada
Com mais informações sobre os resultados de diferentes projetos, equipes e centros de custo, os gestores podem observar a necessidade de realocar recursos com mais facilidade, o que torna as decisões mais ágeis. Com isso, em última instância, a empresa pode aproveitar seus recursos de forma mais eficiente e otimizar seus resultados.
Sendo assim, em última instância, o BI na contabilidade pode contribuir diretamente para os resultados da empresa — com ganhos em eficiência e até mesmo em lucratividade.
Geração de valor para o cliente
Todos os benefícios que citamos anteriormente se referem aos decisores das empresas que podem aproveitar melhor as informações fornecidas pela contabilidade. Em vista disso, para os contadores, o maior benefício do BI na contabilidade é gerar mais valor para seus clientes.
Com isso, é possível fidelizar os clientes e agregar valor aos serviços — o que permite firmar contratos maiores e mais vantajosos, aumentando os ganhos do escritório. Além disso, o BI na contabilidade reforça o papel estratégico da contabilidade gerencial, fazendo com que você seja visto como um parceiro de negócio essencial.
Sendo assim, a conclusão é que os contadores — sejam de escritórios de contabilidade ou de contabilidades internas de empresa — têm muito a ganhar com o business intelligence. Vale a pena estudar mais sobre esse assunto e buscar uma ferramenta como o Tableau, Power BI ou HubCount para oferecer essas informações aos seus clientes.
Contudo, nós entendemos que isso pode tomar muito tempo — tempo que você talvez perca organizando tarefas e fazendo trabalhos repetitivos que poderiam ser relegados à inteligência artificial. Por isso, você precisa conhecer o Confi Sistema de Gestão de Tarefas Contábeis, o sistema que lhe permite economizar até 14 dias úteis por mês com gestão de tarefas. Dessa forma, sobra mais tempo para pensar em projetos como o BI na contabilidade, por exemplo!
