Como descrevemos em nosso último artigo, o BPO financeiro é uma ótima oportunidade para os escritórios de contabilidade que querem expandir suas possibilidades, oferecendo um novo serviço para seus clientes, sejam eles existentes ou novos.
O serviço oferece vários benefícios para as empresas, que podem focar no seu core business e não precisam contratar pessoas especializadas para o financeiro. Do lado dos escritórios de contabilidade, a principal vantagem é a oportunidade de rentabilizar sua base de clientes com um novo serviço, além da possibilidade de atrair novos clientes. O BPO financeiro é um serviço novo, bastante valorizado no mercado e que pode proporcionar uma lucratividade maior que a própria contabilidade. Interessante, não é mesmo?
Dito isso, é essencial ponderar que, mais do que oferecer o serviço, você precisa ter estrutura para fazer isso do jeito certo. Além da expertise e do pessoal especializado, que seu escritório talvez já possua, também é necessário pensar nos detalhes de como o serviço será oferecido para as empresas clientes.
Ou seja: como implementar e operacionalizar o BPO financeiro no escritório de contabilidade, na prática? Essa é a pergunta que nos dedicamos a responder, nos próximos parágrafos.
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A importância de definir o escopo dos serviços
Considerando que você já tenha pessoal com expertise para realizar este serviço e certeza de que pode oferecê-lo, o primeiro passo para a implementação do BPO financeiro é a definição de um escopo. Isso porque não existe uma única maneira de fazer BPO financeiro, até porque nem todas as empresas precisam dos mesmos serviços.
Você fará contas a pagar e a receber? Conciliação bancária e relatório financeiros? Terá uma estrutura para fazer cobranças em nome da empresa? Apenas irá planejar os pagamentos ou fará todo o processo de agendamento?
Quando pensamos em oferecer serviços, é importante dimensionar o escopo de trabalho para firmar um contrato que seja vantajoso para ambas as partes — garantindo que seu escritório receba um valor justo pelos serviços prestados e o cliente tenha suas demandas plenamente atendidas. Assim, todos saem satisfeitos.
Definir o escopo também é bem importante para organizar os processos internos: quem será responsável por cada parte do trabalho ou por cada cliente, de que maneira essas atividades devem ser feitas e reportadas no dia a dia da empresa, entre vários outros detalhes.
Em resumo, imaginamos que você tenha definido cuidadosamente o escopo e o contrato dos seus serviços de contabilidade, certo? O mesmo deve ocorrer com o BPO financeiro.
Isto posto, se você não sabe por onde começar nessa área, nós sugerimos que você inicie da maneira mais simples: com conciliação bancária e relatórios financeiros. Essa é a maior “dor” dos clientes no que diz respeito à gestão financeira — é o que não pode faltar no BPO. A partir disso, você pode observar a possibilidade de agregar novas atividades.
Os serviços que podem fazer parte do BPO financeiro
É claro que, se você tem experiência e pessoal para oferecer um serviço mais completo, isso é muito vantajoso — e vai fazer com que você largue na frente da concorrência. Pensando nessa possibilidade, vamos descrever melhor todas as atividades que podem ser incluídas dentro do escopo do BPO financeiro.
Conciliação bancária e relatórios financeiros
A conciliação bancária é uma tarefa bastante trabalhosa e que pode fazer toda diferença para o faturamento das empresas. Afinal, ela envolve a conferência dos extratos bancários com os registros de movimentações financeiras da empresa — para que nada fuja do controle. É algo que pode parecer simples à primeira vista, mas que exige um trabalho criterioso.
Junto a esse serviço, você pode incluir relatórios financeiros, com análises sobre o fluxo de caixa e as movimentações da empresa. Isso tem grande valor para o cliente, pois auxilia nas tomadas de decisões estratégicas: quais áreas necessitam de ação, quais áreas demandam cortes ou apresentam oportunidades de investimento.
Esses relatórios podem ser apresentados em reuniões periódicas (geralmente mensais), o que também contribui para aproximar seu escritório de contabilidade do cliente — demonstrando que você é parceiro estratégico muito importante.
Contas a pagar
A área de contas a pagar começa pela conciliação dos extratos com as saídas de recursos do caixa da empresa — e sua consolidação em um sistema financeiro, como vamos comentar a seguir. Mas também pode incluir o próprio pagamento das contas.
Para isso, você precisa ter acesso às contas bancárias dos clientes. Mas é importante deixar claro que tal acesso é limitado à função de operador, compreendendo apenas o agendamento dos pagamentos. A autorização final, com a movimentação financeira, deve ser sempre feita pelo próprio cliente ou por seus colaboradores.
Assim, sua empresa se exime de eventuais cobranças ou inseguranças do cliente acerca das movimentações de recursos nas contas bancárias da empresa.
Contas a receber
Do lado das contas a receber, também existe muito trabalho a ser feito: controle de contratos, emissão de boletos e notas fiscais, conciliação de cartões de crédito, conferência de taxas de cartões, dentre outras atividades relacionadas ao que o cliente tem direito a receber.
Além disso, você pode incluir no seu escopo os serviços de cobrança — entrando em contato com os respectivos clientes do seu cliente. Para isso, é recomendado ter uma equipe que não seja a mesma do escritório de contabilidade, pois esse serviço de cobrança pode gerar atritos.
Leia também: Como empreender na contabilidade: saiba por onde começar
As ferramentas necessárias para operacionalizar o serviço
Pensando em todas as atividades descritas até aqui — e os detalhes inerentes a cada uma delas —, é importante ter ferramentas para organizar esse trabalho no dia a dia, certo?
ERP Contábil
Sendo assim, recomendamos que você tenha um sistema de gestão ERP ou um sistema de gestão financeira na sua empresa. É nesse local que todos os dados serão consolidados para controle e onde o cliente poderá consultar informações ou relatórios. Existem diversas opções no mercado, de modo que você pode escolher aquela que mais se adapta ao seu escritório.
Software de Gestão de Tarefas
Além disso, como dissemos, a demanda do seu escritório vai aumentar bastante. Por isso, é indispensável organizar muito bem suas tarefas e seus documentos. Nesse sentido, a melhor solução é o sistema de gestão de tarefas do Confi.
Ele organiza e distribui as tarefas contábeis num piscar de olhos, com seu algoritmo exclusivo, além de estar sempre atualizado de acordo com as principais regras contábeis brasileiras. Ele também realiza o envio automático de documentos para os clientes, entre outras funções que economizam muitas horas de trabalho dos contadores. Assim, sobra mais tempo para prestar serviços estratégicos — como o BPO financeiro.
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