No passado — quando o turnover em escritórios de contabilidade não era um problema — era possível encontrar pessoas que permaneciam por anos na mesma empresa, faziam carreira lá e chegavam a se aposentar. Mas já faz algum tempo que o mercado de trabalho começou a ser cada vez mais volátil — de modo geral, não apenas na contabilidade.
É muito raro, hoje em dia, encontrar funcionários que queiram fazer uma carreira dentro de uma empresa — até pelo próprio perfil dessa geração que está entrando no mercado de trabalho. As pessoas preferem ter mais experiências para construir suas carreiras, e são mais exigentes ao escolher um local para trabalhar. Se estiverem insatisfeitos, podem pedir demissão mesmo que não tenham algo em vista, pois se sentem menos “presos” em um único local.
Nesse cenário, os escritórios de contabilidade também podem sofrer com o turnover — termo em inglês para a rotatividade de funcionários. Na verdade, esse índice está ficando cada vez mais alto, em geral: 56% dos C-Level disseram que a rotatividade piorou em relação ao período pré-pandemia, de acordo com a consultoria Robert Half. Outro estudo, da McKinsey, afirma que 53% das empresas estão sofrendo turnover alto.
Para as empresas contábeis, esse problema pode ser ainda mais sério — como vamos debater ao longo do artigo. Mas também há maneiras de diminuir o turnover e de atenuar seus efeitos negativos. Para entender tudo sobre esse assunto, continue a leitura.
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Como calcular o turnover no escritório contábil?
Para começar, vale a pena você fazer o cálculo do turnover na sua empresa, para entender como está a situação de fato. O índice mostra a porcentagem de pessoas que saíram da sua empresa em um determinado período de tempo: trimestre, semestre ou ano.
A fórmula é relativamente simples: calcule a média entre as admissões e desligamentos de colaboradores, somando os dois números e dividindo por dois. Depois, divida esse número pelo total de colaboradores na empresa e multiplique por 100, para obter a porcentagem.
Por exemplo: se seis colaboradores foram admitidos e quatro foram desligados, a média é 5. E se a empresa tem 40 colaboradores, seu turnover é de 12,5%. Também é interessante fazer a comparação com diferentes períodos, para descobrir se a rotatividade está aumentando ou diminuindo no seu escritório de contabilidade.
Saber se o turnover está alto ou não é algo que depende muito de cada setor. De modo geral, especialistas em recursos humanos falam em menos de 10% — mas, considerando que essa rotatividade pode causar ainda mais problemas no escritório contábil, o ideal é manter seu índice o mais baixo possível, não é mesmo?
Quais os problemas do turnover em escritórios de contabilidade?
A fundadora do Confi, Daniella Novak, explica que o turnover não é de todo ruim, uma vez que a renovação das equipes sempre traz novas ideias e conhecimento, facilitando a inovação no escritório de contabilidade. A questão é que ele não pode sair do controle, pois pode acarretar em vários problemas:
- Mais custos com contratação e desligamento de colaboradores.
- Redução de produtividade, já que é necessário treinar os novos colaboradores.
- Perda do conhecimento e habilidades dos funcionários que saem da empresa.
- Insatisfação do cliente, caso o nível de atendimento mude com os novos colaboradores
Porém, nossa fundadora afirma que o maior problema da rotatividade no escritório contábil é a confusão com os processos. Isso acontece, em especial, quando os processos são alinhados à forma de trabalhar de colaboradores específicos. Aí, quando eles saem da empresa, a equipe restante pode se sentir perdida ou mudar o padrão de atendimento ao cliente.
Isso pode prejudicar o relacionamento com o cliente e, em última instância, levá-lo a cancelar o contrato com o seu escritório. Como não é isso que queremos, é essencial agir para evitar esse tipo de problema. Mas, antes de falar sobre isso, vamos dar algumas sugestões para reduzir os índices de rotatividade no escritório contábil.
Melhorar o processo seletivo
O primeiro passo para reduzir o turnover está no próprio processo de seleção de funcionários, uma vez que você deve garantir que está contratando as pessoas certas. Ou seja, aquelas que têm o perfil da empresa e que vão se sentir satisfeitas no emprego — sem procurar outro num curto espaço de tempo.
Invista em estratégias de retenção
Especialistas em gestão de recursos humanos têm uma série de estratégias muito eficazes para tornar a permanência em uma empresa mais atrativa. A começar por um ambiente de trabalho colaborativo, onde as pessoas possam desempenhar suas funções corretamente, com um clima amigável.
Além disso, invista em um bom plano de carreira — para que seus colaboradores entendam que podem crescer na empresa —, bem como em treinamentos e capacitações.
Crie uma cultura de feedback
É importante oferecer feedbacks aos seus colaboradores — não no sentido de repreender, mas de ajudá-los a melhorar. Por outro lado, os colaboradores também precisam se sentir à vontade para dar feedbacks sobre a empresa e sobre seus líderes.
Busque lidar com as críticas e conflitos da melhor forma possível. Só assim você poderá saber o que está motivando as pessoas a procurar outro emprego, gerando esses altos índices de turnover no escritório contábil.
Como evitar os problemas causados pelo turnover
Como podemos observar, os principais problemas da rotatividade nos escritórios contábeis são causados por processos que se perdem ou ficam bagunçados com as mudanças na sua equipe. Em vista disso, o caminho para evitar esse problema é simples de entender.
A solução envolve, antes de tudo, o mapeamento dos processos — que devem ser muito bem definidos. Assim, quando um colaborador sai, os processos continuam na empresa — e trocar este ou aquele membro da equipe se torna menos problemático. Os próprios treinamentos se tornam mais simples quando há processos bem definidos.
Nesse sentido, os sistemas de gestão de tarefas contábeis, como o Confi, facilitam bastante a definição de processos. Isso porque os processos ficam registrados no sistema e precisam ser seguidos sempre, para que as tarefas sejam entregues — afinal, esse é o propósito de um sistema de gestão de tarefas.
Com isso, cada novo colaborador que utilizar o sistema para realizar seu trabalho continuará seguindo os processos definidos pela empresa — o que é muito importante para evitar erros, ainda mais em um setor tão sensível como a contabilidade. Desse modo, os clientes sofrem muito menos (ou nem sofrem), caso precisem ser atendidos por outro colaborador.
Para entender mais sobre essas vantagens, na prática, nós convidamos você a conhecer o sistema de gestão de tarefas contábeis Confi. Para isso, é só entrar em contato e pedir uma demonstração sem compromisso.
