Há várias questões às quais você precisa se atentar para abrir um escritório de contabilidade da maneira adequada — e nós já publicamos um guia geral sobre isso. Porém, dentro dessas questões, há uma série de detalhes menores que demandam atenção. Por isso, hoje, estamos publicando outro guia específico sobre um das mais importantes: como decidir onde abrir um escritório de contabilidade.
A localização do escritório é importante não somente para a atração de clientes, mas também para as contas fixas e a lucratividade da empresa. Afinal, a abertura e manutenção do escritório são uma das despesas mais “pesadas”, especialmente para um pequeno negócio.
Justamente por esse motivo, muitos contadores se perguntam se é mesmo necessário ter um ponto comercial físico ou se é possível trabalhar com contabilidade home-office. Tomar essa decisão só depende de você — e essa, aliás, é nossa primeira dica para decidir a localização do seu escritório de contabilidade. Então, confira o guia completo, a seguir.
Contabilidade home-office ou escritório físico?
A fundadora da Confi, Daniella Novak, explica que os dois modelos têm seus prós e contras, sendo mais adequados para diferentes tipos de negócios. “Tudo depende do investimento que você quer fazer e do perfil de clientes que você vai atender”, afirma.
Na contabilidade home-office, você vai economizar muito em custos fixos, aproveitando toda a estrutura que você já possui. Afinal, para abrir o escritório, você só precisa de uma conexão à internet rápida e estável, além de um bom computador para trabalhar. Algo que, hoje em dia, a maioria dos lares possuem, certo?
Assim, você poderá atender clientes de qualquer lugar da cidade e do país, fazendo reuniões por áudio ou vídeo, e respondendo mensagens. Mas é interessante ponderar que esse modelo de trabalho demanda algumas ferramentas de contabilidade digital — então, você precisa se preparar para oferecer um bom serviço.
O ponto negativo é que você não pode receber clientes para reuniões presenciais — algo que muitas grandes empresas exigem. Além disso, ter uma sala comercial permite reunir a equipe em um só lugar, realizar treinamentos e ter uma infraestrutura mais robusta.
Dessa maneira, se você pretende investir mais para ter um escritório de contabilidade maior, com uma equipe numerosa, para atender empresas de grande porte, também é interessante investir em montar um escritório físico.
Se você quer saber mais sobre a experiência da fundadora da Confi como nômade digital na contabilidade, trabalhando 100% em home-office, assista a essa entrevista para o podcast do CRC-PR (Conselho Regional de Contabilidade).
As possibilidades de modelos híbridos
Além das duas opções citadas anteriormente, você pode trabalhar em modelo híbrido — e existem várias possibilidades nesse sentido.
Para começar, você pode alugar um espaço de coworking (escritórios compartilhados), com mesas para você e alguns colaboradores, além de áreas comuns e salas de reuniões para que seus clientes sejam bem recebidos. Com isso, você não tem toda a estrutura de um escritório próprio, mas também economiza bastante. Também é possível recorrer ao coworking apenas quando você precisa fazer reuniões, alugando as salas por dia ou hora.
Outra possibilidade é ter uma sala comercial menor — de forma que parte da equipe trabalhe presencialmente e outra parte remoto, ou todos em modelo híbrido. Assim, sua empresa tem algumas poucas salas apenas para as atividades essencialmente presenciais (como reuniões e treinamentos), e trabalha em home office na maior parte do tempo.
Por fim, existem muitos empreendimentos comerciais que alugam salas menores, mas têm áreas comuns com espaços para reuniões e treinamentos.
Todas essas ideias são alternativas viáveis para quem ainda não pode investir num escritório de contabilidade com toda estrutura, mas também não quer trabalhar 100% em home-office.
Leia também: Contabilidade digital: conheça 5 ferramentas para modernizar seu escritório
Como escolher um ponto para escritório de contabilidade?
Se você decidiu por abrir um escritório físico, em uma sala comercial, há alguns detalhes aos quais você precisa prestar atenção para fazer um bom negócio — especialmente se levarmos em conta que o aluguel será uma das principais despesas fixas.
De maneira geral, são aquelas preocupações que você precisa ter na hora de alugar qualquer imóvel: localização, valores, estrutura… A seguir, ponderamos um pouco mais sobre essas questões, pensando na realidade dos escritórios de contabilidade.
1. Localização
Esse detalhe é essencial para escolher um ponto comercial para escritório de contabilidade. Não somente pela questão do acesso para clientes e colaboradores, mas também pelo perfil dos clientes que você pretende receber no seu espaço.
Uma sala comercial no centro da cidade pode ser interessante para atender aos comércios e pessoas físicas — inclusive para atrair clientes ali na própria região. Contudo, se você atende a indústrias, que geralmente estão às margens das cidades, em rodovias, essa localização será pouco prática. Um espaço mais afastado, também numa rodovia ou próximo de uma, tende a ser mais barato de alugar e mais acessível para seus clientes.
Porém, além disso, você também precisa pensar no acesso para sua equipe e na estrutura de serviços disponíveis para eles (restaurantes, bancos, supermercados…). Isso é indispensável tanto para manter seus colaboradores satisfeitos, quanto para atrair novos. Caso tal estrutura não esteja disponível na região escolhida por você, é necessário pensar em outras formas de oferecer isso aos colaboradores: trabalho híbrido, transporte próprio, refeitório interno, etc.
Sendo assim, você deve encontrar um meio termo entre esses aspectos, equilibrando-os ainda com o valor do aluguel, que é outra questão primordial.
2. Valor do aluguel e estrutura
Alugar um bom ponto comercial para escritório de contabilidade é um investimento que você faz para receber bem seus clientes. Então, dificilmente o imóvel mais barato será sua melhor opção: é importante saber se ele possui uma boa estrutura, dentro do que você pode pagar.
Nesse sentido, há algumas questões que você precisa fazer para avaliar o custo-benefício do aluguel de uma sala comercial:
- O imóvel demanda alguma reforma ou adequação para receber sua equipe?
- Possui todo o mobiliário e fiação (pontos de luz, internet…)?
- Quais as condições e o período do contrato?
- Qual o valor do condomínio e o que está incluído?
Como dissemos anteriormente, agora é comum encontrar salas comerciais em edifícios que oferecem diversos serviços. Uma boa portaria, catracas com acesso rápido, salas de reunião e outras comodidades podem compensar um aluguel um pouco mais caro. Por outro lado, um imóvel muito barato pode exigir uma série de reformas para se tornar confortável.
3. Disponibilidade de serviços
Ainda nessa questão dos serviços, você precisa consultar os serviços de água, luz, telefonia e saber se eles estão disponíveis no endereço que você pretende locar — em especial a internet, que pode não ter cobertura naquela rua.
Verifique também se há estacionamento e outros serviços que podem ser importantes, como entregas por motoboy para levar documentos. Além disso, consulte a situação do imóvel na prefeitura da cidade: em muitos casos, você só descobre que o endereço não pode abrigar um escritório de contabilidade quando tenta expedir o alvará. Melhor saber disso antes de fazer o contrato, não é mesmo?
Por fim, é interessante evitar locais em frente a pontos de ônibus (o que dificulta a entrada e o estacionamento no seu imóvel), evitar últimos andares de prédios altos (pela mobilidade, que pode ser um problema quando os elevadores falham), entre outros detalhes.
Em todo caso, tais decisões — abrir um escritório de contabilidade, ficar em home office ou trabalhar em modelo híbrido — dependem muito de cada caso e, por isso, devem ser tomadas com calma. Além disso, você sempre pode começar com um escritório menor e ampliá-lo na medida em que sua empresa cresce.
Para ajudar seu escritório de contabilidade a crescer, você pode contar com a Confi Sistema de Gestão de Tarefas Contábeis. Nosso sistema ajuda a organizar o trabalho diário de forma muito mais eficiente, atendendo mais clientes e otimizando recursos. Para saber mais sobre o sistema, acesse nosso site.
