Você provavelmente já ouviu falar sobre o certificado digital e suas diferentes versões (como A1 e A3), mas você realmente conhece a utilidade dessa ferramenta e sua importância para a contabilidade das empresas?
Mais do que a comodidade de assinar documentos digitalmente, o certificado digital se tornou uma necessidade, à medida em que a contabilidade como um todo se torna cada vez mais tecnológica. Falando dessa forma, pode até parecer algo complicado — mas a realidade é que emitir e utilizar seu certificado digital é relativamente simples e acessível.
De maneira resumida, o certificado digital é uma versão eletrônica do CNPJ da empresa ou do CPF. Toda pessoa ou empresa no Brasil pode ter o seu. Ele tem validade jurídica, desde que seja emitido por uma entidade reconhecida pela Receita Federal.
A partir disso, você pode realizar uma série de transações eletrônicas com poucos cliques na tela do computador, de forma prática e rápida, como vamos explicar ao longo do artigo. Para saber mais sobre o funcionamento do certificado digital na contabilidade, continue a leitura.
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O que é certificado digital e qual seu uso na contabilidade?
Como dito, os certificados digitais são versões eletrônicas do CNPJ e do CPF, com validade jurídica. Na prática, eles são como arquivos digitais que você instala no computador e, assim, pode utilizar para comprovar sua identidade. A própria existência do certificado funciona como uma assinatura em um documento impresso.
Por isso, assim como as assinaturas devem ser reconhecidas em cartório, certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. É indispensável que você comprove sua identidade para receber o certificado digital — e, depois disso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar seu uso indevido. Afinal, com esse arquivo é possível:
- emitir documentos fiscais, como NF-e;
- assinar diversos documentos digitalmente;
- assinar e enviar declarações para órgãos públicos;
- acessar o SPED, eSocial, e-CAC e outros sistemas;
- criar procurações eletrônicas.
Essas são apenas algumas das funções do certificado digital na contabilidade, o que inclui diversas obrigações que as empresas precisam cumprir anualmente. Então, por mais que você já tenha seu certificado digital contador e saiba de todas essas informações, é importante que você as repasse para seus clientes. Muitos empresários não tem seu e-CNPJ e desconhecem a utilidade dessa ferramenta.
Como funciona o certificado digital, na prática?
Na prática, o certificado digital é um arquivo eletrônico — e não um documento físico, como os que são emitidos por cartórios. O formato do arquivo depende do tipo de certificado digital, que pode ser A1 ou A3.
No certificado digital A1, a empresa que emite o documento envia um arquivo para download. Esse arquivo é instalado no computador, com uma senha, e o próprio sistema Windows já “entende” que aquilo é uma assinatura digital. Então, quando você precisar do certificado para entrar no SPED ou assinar algum documento, o próprio sistema lerá o arquivo no computador.
Em alguns casos, a empresa que emite o certificado digital A1 envie uma extensão do Google Chrome — facilitando ainda mais a assinatura digital de documentos em sites.
Entretanto, isso nos remete a uma questão importantíssima: você deve proteger muito bem os dispositivos onde o certificado digital está instalado. Afinal, qualquer pessoa que tiver acesso a esse computador e aos sistemas poderá realizar transações em seu nome. Caso você tenha dúvida sobre a possibilidade de instalar o certificado digital em mais de um computador, saiba que isso é possível. Mas, como dito, você deve ter cuidado com isso.
Já no certificado digital A3, a empresa que emite o documento envia uma mídia física com seu certificado: um cartão ou token. No caso dos cartões, é necessário ter um equipamento para “ler” os certificados, enquanto os tokens se conectam na entrada USB do computador.
De qualquer forma, a vantagem do certificado digital A3 é que ele vale por três anos (já o A1 vale por um ano, somente). Mas você precisa manter essas mídias bem guardadas e organizadas — pois se você perdê-las, irá perder também o certificado.
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Onde e como emitir o certificado digital?
O certificado digital válido na contabilidade deve ser emitido por empresas reconhecidas pela Receita Federal do Brasil.
A emissão e utilização de certificados digitais no Brasil foi regulada pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, que depois foi aprovada pelo Congresso Nacional e se tornou lei. A partir disso, foi criada a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), que habilita todas as empresas que podem emitir um certificado digital no país.
Sendo assim, o primeiro passo para ter seu próprio certificado digital é procurar uma empresa que seja uma AC (autoridade certificadora) vinculada à ICP-Brasil. Além da Serpro, que é uma empresa pública, existem várias opções privadas, como Serasa Experian e Certisign. Pesquise e escolha aquela que mais lhe agrada — se estiver vinculada à ICP-Brasil, está tudo bem.
Então, você precisa pagar pela emissão do certificado digital. Isso pode custar desde R$ 150 (para o e-CPF A1) a mais de R$ 400 (e-CNPJ A3, com token), dependendo ainda dos serviços que você adquire junto com o certificado. Depois de pagar, você também precisa:
- Enviar documentos pessoais e da empresa (e-CNPJ);
- Agendar horário para a reunião presencial ou vídeo-chamada de validação;
- Comparecer à reunião de validação, que pode levar cerca de uma hora;
- Aguardar alguns dias para o envio do certificado.
Como dissemos, o certificado digital A1 é enviado digitalmente, como um e-mail. Já o do tipo A3 pode vir como um cartão ou token, pelo correio — embora hajam empresas que oferecem esse certificado também pela nuvem. Quando seu certificado chega, utilizá-lo é bem simples: o do tipo A1 é lido automaticamente, enquanto o A3 só exige que você conecte o token (ou a leitora de cartões) à porta USB do computador.
Os benefícios do certificado digital na contabilidade
Se você já precisou assinar e reconhecer algum documento impresso, você sabe como isso pode ser complicado. O certificado digital permite que a autenticidade da sua assinatura seja reconhecida com um clique na tela do computador. Isso é essencial para o funcionamento de diversos sistemas que estão revolucionando a contabilidade, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Podemos listar outros benefícios, tais como:
- Agilidade e produtividade, já que a assinatura é feita em questão de segundos, com a mesma validade jurídica.
- Redução de custos com impressão e armazenamento de documentos em papel.
- Segurança da informação, uma vez que a emissão do certificado digital depende da validação da sua identidade e inclui diversos protocolos contra falsificações.
Além disso, os próprios documentos digitais já são mais práticos, econômicos e seguros que o papel. É por isso que, há tantos anos, a contabilidade está migrando para o digital.
Mas por mais claro que isso seja para os contadores, é importante divulgar esses benefícios e conscientizar os empresários — especialmente os microempreendedores, que estão iniciando e nunca precisaram desse tipo de ferramenta. Vale lembrar, também, que existem versões do certificado digital para contadores, que facilitam a realização de trabalhos para clientes.
Por fim, é interessante refletir que agilidade e produtividade, redução de custos e segurança também são benefícios que o Confi busca oferecer com seu sistema de gestão de tarefas contábeis. O Confi utiliza a inteligência artificial para organizar os prazos, obrigações e até os documentos dos escritórios de contabilidade. Assim, os contadores não precisam de horas e horas apenas para organizar o trabalho — antes de começar a trabalhar, de fato.
Então, agora que você já conhece os benefícios do certificado digital, acesse o site do Confi e conheça os benefícios do nosso sistema de gestão de tarefas contábeis.
