Em um cenário de concorrência cada vez mais acirrada — com startups, contabilidade digital e outros competidores —, saber como manter um bom relacionamento com os clientes é um enorme diferencial para qualquer escritório de contabilidade. Até porque, quando falamos do setor de serviços, o atendimento é um dos principais fatores de escolha — e investir nisso é essencial para não competir apenas por preço.
O relacionamento com clientes na contabilidade é baseado na prestação de um bom serviço — com cumprimento rigoroso de prazos e atenção total às obrigações acessórias. Mas isso é o que todos tentamos fazer (ou, pelo menos, o que todos os escritórios prometem). Para você se diferenciar no mercado e fidelizar clientes devemos buscar maneiras de ir além.
Ter um bom relacionamento com o cliente é uma das melhores formas de fazer isso.
Tenha em mente que fidelizar clientes ajuda muito na sobrevivência e previsibilidade dos seus negócios, uma vez que você pode contar com este faturamento no médio e longo prazo. Além disso, manter os clientes atuais é mais simples e custa muito menos que atrair novos clientes para o escritório de contabilidade.
Uma vez que concordamos sobre isso, você talvez esteja em dúvida sobre como manter esse relacionamento, na prática. Quando usamos esse termo, não falamos sobre conversar ou ter uma amizade com seus clientes — o que pode acontecer, claro. Falamos sobre incorporar as estratégias de relacionamento com o cliente no seu atendimento cotidiano.
Essa ideia fica mais clara nas quatro dicas que selecionamos a seguir, que foram adaptadas para o contexto do relacionamento com clientes na contabilidade.
1. Comunique-se de forma clara e acessível
Todos sabemos que as leis contábeis no Brasil são bastante complexas, demandando muito estudo e atualizações frequentes dos contadores. É por isso que nosso trabalho é importante, aliás, já que as pessoas precisam de nós para cumprirem com suas obrigações contábeis.
Pensando nisso, é possível manter um bom relacionamento com clientes na contabilidade ajudando-os a “navegar” por esse universo tão complexo. Ou seja, oferecer boas explicações sobre o assunto, desmistificar mitos, e traduzir termos técnicos.
Afinal, muitos dos termos técnicos que nós usamos diariamente são incompreensíveis para a maioria da população — que fica com a cabeça totalmente confusa ao tentar entender certas regras contábeis, que são corriqueiras para nós. Então, é importante fazer atendimentos com uma linguagem simples e objetiva, para que todos fiquem “na mesma página”.
Isso torna a contabilidade mais acessível para o cliente e constrói uma relação de confiança.
Além disso, é preciso entender um mínimo do serviço para ter noção de sua complexidade e valorizar quem o presta. Ensinar os clientes um pouco de tudo que você estudou e mostrar o quanto você faz por eles ajuda muito a valorizar seu trabalho.
Colocando essa dica em prática:
- Explicar os serviços prestados aos clientes e sua estratégia por trás de cada decisão, na hora do atendimento.
- Escrever relatórios e documentos com a linguagem mais clara e objetiva possível.
Falar sobre contabilidade de forma próxima e acessível nas redes sociais e em outras iniciativas de marketing na contabilidade.
2. Preste um atendimento rápido e solícito
Estar disponível para sanar dúvidas é outra atitude que contribui muito para o relacionamento com o cliente na contabilidade.
Sabemos que, no dia a dia, é comum estar atarefado e não ter tempo para responder a todas as mensagens ou ligações que aparecem — e, se você tentar fazer isso, corre risco de passar o dia todo conversando. Mas existem maneiras de organizar esse fluxo de atendimento e dar atenção para todo mundo, em menos tempo.
Para começar, você pode usar o WhatsApp Business e outras ferramentas de gerenciamento de mensagens para organizar seus contatos. Elas também permitem que você salve algumas respostas prontas, para perguntas comuns dos clientes. Assim, é só clicar em enviar.
Além disso, investir em ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) — que vão além do gerenciamento de mensagens e, na verdade, servem para administrar toda essa área de relacionamento — é muito recomendado. Existem as opções gratuitas e outras pagas, que trazem funcionalidades extras.
Se você não puder conversar na hora, é de bom tom ler a mensagem e avisar que só poderá respondê-la mais tarde. Ou, então, se justificar pela demora quando responder.
3. Mostre que você conhece o negócio do cliente
O relacionamento com clientes na contabilidade serve para agregar valor ao seu serviço, indo além daquele serviço meramente operacional que as marcas mais baratas oferecem. Afinal, por mais que a contabilidade tenha diversas tarefas operacionais, ela também é um serviço consultivo e com valor estratégico para os clientes.
Então, o primeiro passo é conhecer profundamente o negócio do cliente: pesquisar sobre as particularidades do setor, suas regras contábeis e obrigações acessórias específicas. Nesse sentido, ter um escritório especializado em um segmento permite otimizar esse trabalho, pois o conhecimento adquirido com um cliente pode ser aplicado em outros — como explicamos nesse outro artigo.
O segundo passo é demonstrar todo esse esforço no relacionamento com o cliente. Ou seja, antecipar-se às necessidades do cliente, enviar relatórios e outras informações úteis, mostrar quanto o cliente economizou (ou quanto cresceu) com seu serviço, ao longo do tempo…
Isso se relaciona diretamente com a primeira dica — afinal, demanda uma linguagem clara e acessível para que o cliente compreenda e enxergue valor. Mas também nos remete à quarta dica, sobre proatividade.
4. Atue de forma pró-ativa e consultiva
Como dissemos em vários pontos, é importante que o cliente enxergue seu serviço além do operacional para dar mais valor a ele. Então, invista na proatividade e auxiliar seus clientes a terem melhores resultados nos negócios, através da contabilidade — que, como sabemos, é um serviço estratégico para o sucesso da empresa, quando bem feito.
Na prática, poucas coisas são melhores que surpreender o cliente com uma ligação, dizendo que realizou um novo estudo que irá trazer economia para a empresa. Ou, dando um exemplo mais simples, enviar um e-mail explicando tudo sobre as mudanças nas leis — deixando claro que você já se preparou para essas mudanças.
Observe que a palavra-chave, aqui, é surpreender o cliente. A proatividade serve para reforçar como seu serviço é necessário, estreitando o relacionamento com clientes na contabilidade.
Por outro lado, nós sabemos como colocar essa ideia em prática pode ser complicado — até porque são muitos prazos e obrigações para cumprir todos os dias. Nesse sentido, organizar as tarefas e contar com a ajuda da tecnologia facilita bastante.
Sistema de Gestão de Tarefas
Um sistema de gestão de tarefas contábeis pode simplificar vários processos e automatizar tarefas operacionais, permitindo que você tenha mais tempo para se dedicar à proatividade e ao relacionamento com o cliente. Além disso, falando especificamente sobre o sistema Confi, ele é atualizado constantemente com as novas leis e prazos — auxiliando nesse esforço de se antecipar às mudanças.
Ele pode, por exemplo, enviar alertas com antecedência para que você cumpra uma obrigação acessória antes que o cliente sequer se lembre dela para cobrá-lo. É uma atitude simples — e que ajuda a construir um bom relacionamento com o cliente, ao longo do tempo. Até porque a fidelização de clientes é mesmo como uma construção, que é levantada tijolo por tijolo.
Então, se você quer mais dicas para melhorar o relacionamento com clientes na contabilidade, continue acessando o blog do Confi e se inscreva na nossa newsletter. Caso você queira saber mais sobre como nosso sistema pode ajudar a agregar valor ao seu trabalho, entre em contato conosco e peça uma demonstração sem compromisso.
