O Carnaval pode até ter acabado, mas para os escritórios de contabilidade, o bloco da “correria” está apenas começando. Estamos nos aproximando do dia 28 de fevereiro, prazo fatal para que as empresas entreguem aos seus funcionários e sócios o Comprovante de Rendimentos Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.
Em 2026, esse processo carrega um peso diferente. Com a consolidação do fim da DIRF e a alimentação de dados via eSocial e EFD-Reinf, o cruzamento de informações pela Receita Federal é praticamente instantâneo. Aquele “ajuste manual” de última hora no PDF do informe não funciona mais. Se o dado do papel divergir do que foi enviado no aumenta o risco de retenção em malha por divergência.
Como garantir que seu escritório entregue milhares de informes a tempo, sem erros e, principalmente, com segurança de dados? É o que vamos detalhar agora.
A "Armadilha" da Declaração Pré-Preenchida
Hoje, a grande maioria dos contribuintes utiliza a Declaração Pré-Preenchida do IRPF. Ao abrir o programa em março, o contribuinte espera que os dados de salário, pró-labore e distribuição de lucros já estejam lá, importados das bases do governo.
O perigo mora na divergência:
- O que você enviou: As informações foram transmitidas via eSocial (S-1210) e EFD-Reinf (R-4000) mensalmente.
- O que você entrega: O Informe de Rendimentos (documento físico ou digital) entregue em fevereiro deve ser um espelho exato dessas transmissões.
Se houver diferença de um centavo, o contribuinte terá sua declaração retida em malha. E adivinhe para quem ele vai ligar reclamando? Para o RH da empresa ou diretamente para o contador. Por isso, ter processos definidos e controle interno na conferência anual é vital.
O Desafio Logístico: Como entregar para todos?
Imagine um escritório com 50 empresas clientes. Algumas têm 2 sócios, outras têm 100 funcionários. Estamos falando de centenas ou milhares de documentos confidenciais (contendo dados sensíveis pela LGPD) que precisam chegar às mãos certas até o dia 28.
Enviar por e-mail é arriscado (pode cair no spam ou ser interceptado). Imprimir e mandar por malote é coisa do passado e custa caro. Mandar no WhatsApp pessoal do sócio mistura vida pessoal com profissional.
Aqui, a falha na logística se torna um problema de relacionamento. É necessário saber como melhorar a comunicação com clientes para transformar essa obrigação chata em uma entrega de valor.
Organizando a "Operação Informe 2026"
Para sobreviver ao final de fevereiro sem estresse, siga este checklist operacional:
1. Conferência Cruzada (Auditoria)
Antes de gerar os PDFs, cruze os totais anuais da folha de pagamento e da escrita fiscal (lucros) com os recibos de entrega do eSocial e Reinf. Softwares de auditoria digital ajudam, mas o olho clínico do contador é insubstituível.
2. Distribuição via Portal (Segurança)
Não anexe PDFs em e-mails soltos. Utilize uma Área do Cliente organizada. Ao publicar o Informe de Rendimentos no portal:
- O cliente é notificado no celular;
- O documento fica salvo na nuvem (ele não perde e não te pede segunda via em abril);
- Você tem o protocolo de visualização (prova de entrega no prazo).
3. Gestão de Tarefas (Monitoramento)
O prazo é curto. Você precisa saber quais empresas já tiveram os informes gerados, quais foram conferidos e quais já foram enviados.
- Conferência INSS e IRRF (Folha x eSocial);
- Conferência Lucros Distribuídos (Contabilidade x Reinf);
- Geração dos Informes;
- Publicação no Portal do Cliente.
Sem um bom sistema para saber quando contratar um sistema de gestão de tarefas, você vai se perder em planilhas de Excel coloridas.
A Tecnologia Blinda seu Escritório
O Informe de Rendimentos é o cartão de visitas do seu trabalho para a Pessoa Física. Um documento errado ou entregue com atraso mancha a reputação do escritório.
A Confi Software transforma esse gargalo em fluxo digital. Nossa plataforma permite que você publique os Informes de Rendimentos de forma massiva e segura, garantindo que cada beneficiário tenha acesso ao seu documento na palma da mão, dentro do prazo e em total conformidade com a LGPD.
Dia 28 está logo ali. Não deixe a tecnologia para depois.
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FAQ: Informe de Rendimentos e Malha Fina
Qual o prazo para entrega do Informe de Rendimentos 2026?
As empresas devem entregar o Informe de Rendimentos (ano-base 2025) aos beneficiários até o último dia útil de fevereiro, ou seja, 28 de fevereiro de 2026.
O que acontece se a empresa não entregar o informe no prazo?
A empresa está sujeita a uma multa por documento não entregue ou entregue com atraso, no valor previsto divulgado pela RFB de R$ 41,43 (sujeito a atualização). Além disso, gera insatisfação e problemas para o funcionário declarar o IR.
Por que a Declaração Pré-Preenchida gera risco de malha fina?
Porque a Pré-Preenchida puxa dados que a empresa enviou via eSocial e Reinf. Se o Informe de Rendimentos (papel/PDF) estiver diferente do que foi enviado digitalmente ao governo, a Receita Federal identificará a divergência imediatamente, retendo a declaração.
Posso enviar o Informe de Rendimentos por WhatsApp?
Não é recomendado devido à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). O Informe contém dados sensíveis de renda e patrimônio. O ideal é utilizar um Portal do Cliente ou área segura com login e senha para disponibilizar o documento.
