O pagamento do FGTS é uma das obrigações trabalhistas que mais gera trabalho — e custos operacionais — para as empresas. Mas o lançamento do FGTS digital, previsto para o começo de 2024, promete tornar esses processos muito mais eficientes. A partir disso, os contadores precisam se preparar para orientar seus clientes e repensar seu papel nesses processos.
Em primeiro lugar, é importante compreender que o FGTS Digital não é apenas uma versão do FGTS na internet. Na realidade, trata-se de um novo sistema que substitui diversos processos burocráticos anteriormente feitos pelo SEFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. No FGTS Digital, as informações serão sincronizadas com o eSocial, simplificando o preenchimento. Além disso, os colaboradores conseguem controlar melhor o pagamento correto dos benefícios por parte do empregador, pois o processamento é mais rápido e direto.
Porém esse é só um dos detalhes que mudam no FGTS em 2024, com o lançamento do FGTS Digital. A seguir, nós explicamos mais sobre como o novo sistema funcionará, como acessá-lo e quando exatamente ele entra em vigor.
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Como funcionará o novo FGTS Digital
O novo FGTS funcionará de forma muito diferente do sistema atual, sendo bem mais que uma versão eletrônica das guias de recolhimento do FGTS.
A partir de 2024, toda a gestão será integrada em uma plataforma web, baseada nos dados preenchidos via eSocial. Isso diminui bastante as chances de falhas humanas ou eventuais fraudes trabalhistas, até porque os colaboradores e empregadores conseguem acompanhar melhor os processos. Além disso, o pagamento do FGTS se tornará mais simples e rápido, já que os dados do eSocial são individualizados desde a origem.
De acordo com o Ministério do Trabalho, o preenchimento das guias do FGTS no modelo atual demora cerca de 34 horas mensais. Esse tempo deve diminuir para 25 horas, a partir de 2024, com o lançamento do FGTS Digital. Ou seja, a ideia é simplificar os processos relacionados ao FGTS da mesma forma que o eSocial simplificou os processos de escrituração, há 10 anos.
A plataforma web ficará disponível no endereço www.gov.br/fgtsdigital — e todos os processos serão digitalizados. Dessa maneira, o Ministério do Trabalho afirma que a emissão das guias do FGTS, bem como estornos, restituições, compensações e parcelamentos serão mais práticos.
Pela plataforma, será possível fazer o recolhimento de diversos débitos e várias competências em um só documento, o que também pode reduzir os custos operacionais do FGTS. E por fim, outro aspecto importante é que o pagamento do FGTS Digital será feito via PIX, trazendo ainda mais agilidade para as transferências.
Como acessar o FGTS Digital?
Para acessar o FGTS Digital, você deve entrar no site www.gov.br/fgtsdigital e usar seu login gov.br — que pode ser feito com o CPF ou pelo certificado digital.
Nas empresas, a pessoa cujo CPF está vinculado ao certificado digital da empresa deverá se cadastrar no login gov.br para vincular o CNPJ da empresa ao FGTS Digital. Já os escritórios de contabilidade que fazem folha de pagamento para seus clientes continuam precisando do SPE (Sistema de Procuração Eletrônica).
Vale lembrar que, pelo novo sistema, os dados do FGTS são sincronizados com o eSocial, que é outra obrigação trabalhista e contábil muito importante para as empresas. Isso só evidencia a importância de uma contabilidade organizada e bem feita, em todos os momentos.
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Quando o FGTS Digital entra em vigor?
O FGTS Digital entra em vigor em 1º de janeiro de 2024. Mas é importante ponderar que essa data vale para as competências. Então, se você estiver resolvendo alguma questão referente a 2023 — ou seja, com fato gerador em 2023 — deve fazer isso pelo sistema antigo, mesmo que faça isso em janeiro de 2024.
Trazendo alguns exemplos práticos:
- O FGTS de dezembro de 2023, cujo recolhimento vence em 07 de janeiro de 2024, deve ser feito pelo sistema antigo — mesmo que você faça isso já em janeiro de 2024.
- Para retificar uma guia do FGTS da competência de novembro de 2023, você precisa utilizar o sistema antigo, mesmo que faça isso em janeiro de 2024, uma vez que o fato gerador é de 2023.
- Caso um colaborador seja demitido nos últimos dias de 2023, seu FGTS será recolhido pelo sistema antigo, mesmo que o processo seja feito em janeiro de 2024.
- Caso o colaborador seja demitido em janeiro de 2024, o recolhimento já será feito pelo FGTS Digital, uma vez que o fato gerador é de 2024.
Com isso, é bem provável que o sistema antigo conviva com o FGTS Digital por algum tempo, até que todas as pendências de 2023 sejam resolvidas. Na dúvida, analise sempre a data dos fatos geradores para saber qual sistema utilizar.
De forma resumida, o FGTS Digital entra em vigor na competência de janeiro de 2024 — que, na prática, só será paga em fevereiro. Aliás, o prazo é outra mudança importante que devemos explicar neste artigo.
O que vai mudar no FGTS em 2024?
Muita coisa vai mudar no FGTS em 2024, com a adoção do FGTS Digital. Como explicamos até aqui, o novo sistema é 100% online, utiliza os dados do eSocial e permite preencher guias com mais facilidade. Mas essas não são as únicas mudanças.
- Identificação pelo CPF: O sistema do FGTS Digital vai transmitir as informações do eSocial para a Caixa Econômica Federal, que continua sendo a administradora dos Fundos de Garantia. Para isso, a identificação dos colaboradores será sempre feita pelo CPF, não sendo mais necessário usar o PIS.
- Pagamento por PIX: A partir de 2024, as guias do FGTS não terão mais códigos de barras, e sim códigos do PIX. Com isso, acredita-se que os pagamentos serão mais práticos e seguros, até porque será mais difícil pagar guias vencidas ou fazer algum pagamento com valores errados.
- Vencimento no dia 20: Diferente do modelo atual, onde as guias vencem no dia 7 do mês seguinte à competência, o FGTS Digital poderá ser pago até o dia 20. Esse novo vencimento vale a partir da competência de janeiro de 2024, que poderá ser paga em 20 de fevereiro.
A importância da contabilidade nesse processo
O FGTS é uma das principais obrigações trabalhistas das empresas e precisa ser cumprida da maneira correta, sempre. Pensando nisso, você, contador, pode aproveitar esse momento de mudança para se posicionar junto aos seus clientes, reforçando seu papel no processo.
Os contadores são quem tem conhecimento para lidar com todas as obrigações trabalhistas — o que vai muito além do FGTS e inclui também as folhas de pagamento, o INSS, IRRF, horas extras e outros detalhes. Agora, com a vinculação do FGTS ao eSocial, manter tudo em dia se tornou ainda mais importante.
Quanto aos prazos, se você está preocupado com as mudanças e como elas vão afetar sua gestão de tarefas contábeis, vale lembrar que o Confi está sempre atualizado com as regras mais recentes. Sem que você precise fazer qualquer mudança no sistema, o Confi já atualiza os prazos das tarefas de acordo com a legislação vigente. Então, a partir de janeiro de 2024, os novos prazos do FGTS Digital já estarão lá.
Por isso, se você ainda não conhece e utiliza o Confi, que tal acessar nosso site para conferir esse e outros benefícios?
