Um dos principais desafios da gestão de empresas contábeis é… Bem, a própria gestão.
Isso porque a formação em ciências contábeis foca bastante nos conhecimentos necessários ao exercício da contabilidade — que são indispensáveis, é claro. Entretanto, muitos contadores também precisam atuar como empreendedores em seus negócios contábeis. Nesse sentido, a maioria dos cursos universitários oferece pouco suporte.
Aí, o empreendedor ou empreendedora se vê às voltas com todas as questões que envolvem a gestão de uma empresa — além de suas tarefas na contabilidade, que deveriam ser o seu foco principal. Mas saiba que você não é o único nessa situação e a maioria dos desafios que você está vivenciando são bastante comuns à gestão de empresas contábeis.
Pensando nisso, nós chamamos a fundadora da Confi, Daniella Novak, que também é gestora da sua própria empresa contábil, para comentar esse assunto. Ela listou os principais desafios com algumas sugestões para resolvê-los.
1. Competição acirrada e posicionamento de mercado
Mesmo que a contabilidade não seja uma profissão simples, exija curso superior e tenha um conselho de classe para regulamentá-la, sabemos que se trata de uma área muito concorrida.
Ainda mais com o surgimento das tais contabilidades online, o cenário para os escritórios é de concorrência acirrada — o que exige um bom posicionamento de mercado, de modo que a sua empresa se destaque. Isso é essencial para conquistar e fidelizar clientes.
Nesse aspecto, há muitas coisas que você pode fazer, mas há três questões primordiais:
- Especialização – Nesse outro artigo, nós explicamos tudo sobre essa questão. Porém, em resumo, os escritórios têm mais chances de sucesso se especializando em um segmento da contabilidade do que atuando como um escritório generalista.
- Atendimento – Considerando que a contabilidade é um serviço especializado, que lida com questões sensíveis para os clientes, uma comunicação constante e eficiente é fundamental. E nesse sentido, ter boas ferramentas de comunicação é um investimento que vale a pena. Uma das melhores ferramentas que você pode ter para isso, aliás, é o WhatsApp Business.
- Marketing – Se você quer “ganhar” a competição contra outros escritórios de contabilidade, você precisa mostrar os diferenciais do seu serviço, por meio do marketing. Com os recursos de marketing digital disponíveis atualmente, é possível se destacar com verbas relativamente baixas. Então, não hesite em investir nesse aspecto da gestão de empresas contábeis.
2. Pressão por preços baixos e descontos
A oferta de serviços geralmente cria contas difíceis de fechar: para o cliente, está sempre caro — mas para o empreendedor, está barato demais. É tentador oferecer descontos e baixar seus preços para não perder clientes, até chegar no limite da lucratividade. Mas cuidado com isso!
Especialmente com as contabilidades online, é praticamente impossível oferecer preços mais baixos e ainda ter lucro. Portanto, uma das melhores atitudes que você pode ter para transpor esse desafio é agregar valor ao seu serviço. Investir em aspectos como a comunicação com os clientes, citado anteriormente, é uma das melhores maneiras de se diferenciar.
Isso porque as contabilidades online — ou mesmo os escritórios comuns que ofertam preços muito baixos — costumam ganhar no volume, atendendo muitos clientes sem tanto cuidado.
Mas é claro que você também pode buscar otimizar seu volume e atender mais clientes, ainda que mantendo a mesma qualidade. O caminho para isso é investir em melhorias de processo, que lhe permitam fazer mais com menos tempo. Há várias ferramentas que ajudam nisso.
Além disso, com as crises que enfrentamos nesses últimos anos, é comum que algum cliente peça alguma redução e até um tempo de suspensão dos honorários. Nesse contexto, se você não tiver informações de custeio e gestão do escritório sempre à mão, é fácil cometer erros que levam ao prejuízo.
O papel da automatização na gestão de empresas contábeis
Para finalizar esse tópico, é importante trazer a questão da automatização de tarefas — com destaque para as repetitivas. Aqui no Confi, nós estimamos que os contadores percam até 14 dias úteis por mês em trabalhos que poderiam ser automatizados.
Quantos clientes você poderia atender e que outros projetos você poderia fazer nesse tempo?
É por isso que investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis como o Confi pode ser uma ótima ideia para aumentar a eficiência (e a lucratividade) da sua contabilidade. O sistema Confi possui uma inteligência artificial exclusiva que faz a geração automática de tarefas com prazos, além de delegar essas tarefas automaticamente, de acordo com a carteira de clientes, os departamentos e o tempo disponível na equipe.
Além disso, o sistema Confi também classifica documentos e envia e-mails ou WhatsApp para os clientes sempre que uma tarefa é concluída. Tudo sem nenhum trabalho manual.
Saiba mais sobre as funções de automatização do sistema de tarefas contábeis Confi
3. Gestão de talentos e turnover
Esse foi um dos principais desafios citados pela nossa fundadora Daniella. Observe que essa é uma questão tão importante que nós já temos um artigo apenas sobre isso.
Mas resumindo o problema por aqui, o turnover na contabilidade não era uma dor de cabeça para as empresas de contabilidade até 10 anos atrás — era comum entrar em um escritório e encontrar gente com 15 ou 20 anos “de casa”. Isso deixou muitos gestores acomodados.
A questão é que a entrada de novas gerações no mercado de trabalho fez o índice de turnover aumentar exponencialmente. Afinal, esses profissionais têm um perfil mais inquieto.
Dito isso, como a rotatividade impacta a gestão de empresas contábeis? Bom… A fundadora do Confi é categórica: “Se você não tiver processos bem definidos, o turnover pode acabar com o seu negócio”.
Ela explica que toda vez que um colaborador deixa a empresa, todo o conhecimento que ele desenvolveu vai junto. Por isso, é indispensável ter processos bem definidos e uma gestão de conhecimento bem estruturada na sua empresa contábil.
É claro que, além disso, é interessante buscar técnicas de gestão de talentos que permitam manter os bons profissionais e diminuir a rotatividade. Mas com processos bem definidos, o “baque” da saída de um colaborador é bem menor — especialmente para os clientes.
4. Tomada de decisão na gestão de empresas contábeis
Para finalizar, outro desafio bastante comum é a tomada de decisões estratégicas. Sobre isso, nossa fundadora relembra a célebre frase: “bons gestores decidem com base em dados”.
Sendo assim, é importante registrar e mensurar tudo que for possível sobre o trabalho da sua empresa contábil: projetos, demandas, horas trabalhadas, recursos gastos por projeto… Tudo para que você tenha dados para analisar quando precisar tomar uma decisão.
Chegando ao final desse artigo, aproveitamos para relembrar aquilo que falamos no início: os desafios citados aqui são comuns à gestão de empresas contábeis e você não é o único que convive com eles. Então, nosso último conselho é que você busque manter a tranquilidade, o foco e a garra necessários para fazer sua empresa contábil prosperar.
