Todos os seres humanos — e todos os profissionais — têm as mesmas 24 horas no dia. E, no mundo ideal, nós separamos apenas oito delas para o nosso trabalho, deixando as outras para o lazer e descanso. Para fazer essas horas renderem mais e dar conta de todas as obrigações dentro do prazo, a gestão de tempo para contadores é fundamental.
Isso porque nós não temos como fabricar ou comprar tempo. Por isso, precisamos gerenciar muito bem as horas que temos à disposição.
A questão é que a gestão de tempo para contadores pode ser ainda mais desafiadora do que para outros profissionais. Afinal, essa profissão precisa cumprir prazos rigorosamente — sob pena de prejudicar (e perder) seus clientes. Para isso, tem que lidar com muitas burocracias e produzir documentos, com muitas tarefas repetitivas que exigem tempo.
Além disso, é necessário fazer reuniões com os clientes e, se você trabalha por conta própria, arranjar tempo para administrar sua empresa contábil e prospectar novos negócios. Difícil, né?
“Tempo, tempo, tempo, tempo… Vou te fazer um pedido”, cantava Caetano Veloso em sua bela Oração ao Tempo. Nesse contexto, muitos contadores apenas pediriam mais tempo. Contudo, como dissemos, isso não é possível. Então, a solução está no gerenciamento.
É claro que alguns profissionais conseguem lidar bem com todas as obrigações e gerenciam seu tempo com maestria. Porém, como sabemos que essa não é a realidade da maioria, nós pesquisamos bastante e separamos essas 10 dicas de gestão de tempo para contadores.
1. Delimite bem seus horários
Em meio às tarefas e prazos que se acumulam, é comum trabalhar além do expediente, não tirar intervalos para almoço ou descanso e abrir mão de uma rotina saudável. Mas trabalhar mais horas não significa que você conseguirá fazer mais coisas: o ideal da gestão de tempo para contadores é fazer mais tarefas em menos tempo.
Ao negligenciar suas necessidades de descanso, lazer e refeições, você até pode conseguir entregar mais projetos — mas levando mais tempo para fazê-los e correndo sérios riscos de errar. E sabemos que qualquer erro na contabilidade pode ter graves consequências, né?
Então, comunique seus horários de trabalho — entrada e saída — para seus gestores, sócios ou clientes, conforme necessário. Isso não exclui a possibilidade de fazer alguma hora-extra para cumprir prazos específicos, mas essa deve ser uma exceção e não a regra. A partir daí, você pode planejar melhor os seus dias de trabalho, com as dicas que veremos a seguir.
Por fim, essa primeira dica é especialmente importante para os contadores que trabalham por conta própria e fazem seus próprios horários.
2. Defina as tarefas prioritárias
Os contadores precisam lidar com várias pequenas tarefas e obrigações: emitir notas, enviar e-mails, ligar para um cliente, responder outro, emitir algum documento… Mas também há os grandes trabalhos, que demandam mais dedicação, como fazer um planejamento tributário ou produzir um relatório importante.
Então, no dia a dia, é comum passar o dia todo lidando com as tarefas menores — e começar o projeto mais importante às seis da tarde. Isso quando não temos reuniões, que bagunçam ainda mais a gestão de tempo dos contadores.
A solução para isso é estabelecer prioridades e existem muitas ferramentas para isso. A mais simples é listar suas tarefas e atribuir níveis de 1 a 5 para cada uma. Você também pode criar uma matriz de urgência e importância, também chamada de matriz de Eisenhower (já que ela foi criada por esse ex-presidente estadunidense). Veja na figura abaixo:
Esse tipo de ferramenta é essencial para que você consiga planejar bem o seu dia, separando o tempo adequado para cada parte do seu trabalho.
3. Use ferramentas de gestão de tempo para contadores
Se você precisa gerenciar melhor seu tempo, o calendário e a agenda devem ser seus maiores companheiros. Afinal, você precisa registrar tudo para conseguir gerenciar. Isso também ajuda você a não esquecer nenhuma obrigação importante, que acabará sendo feita de última hora.
A partir disso, você pode utilizar ferramentas analógicas (uma agenda de papel ou os famosos planners) ou digitais (aplicativos como RunRun.it ou Trello). Isso fica a seu critério. O que você não pode abrir mão é de ferramentas que lhe auxiliem — todos precisam delas.
4. Crie metas e planejamentos realistas
Você consegue fazer dez planejamentos tributários, entregar oito análises financeiras, fazer a abertura de cinco empresas e comparecer a três reuniões diárias — tudo isso em semana de folha de pagamento? Pois é…
É isso que muitos contadores tentam fazer quando aceitam vários projetos ao mesmo tempo e são otimistas demais em sua capacidade de dar conta de tudo. “Abraçar o mundo”, em bom português. Então, não dá tempo de fazer tudo e você trabalha além do horário — o que remete à primeira dica do artigo.
Para evitar esse problema, busque cronometrar quanto tempo você demora em cada tipo de trabalho por alguns dias. Assim, você conseguirá fazer estimativas mais realistas e melhorar sua gestão de tempo para contadores.
5. Aprenda a dizer não quando necessário
A dica anterior está diretamente relacionada com essa. Afinal, na medida em que você sabe que precisa de oito horas para uma tarefa — mas já comprometeu 39 horas da sua semana, você sabe que não conseguirá cumprir mais essa obrigação em horário comercial.
A partir disso, você tem quatro opções:
- Negociar um prazo mais longo, após suas outras obrigações
- Renegociar o prazo de outras tarefas para encaixar esta
- Fazer horas extras, o que deve ser uma exceção, como falamos
- Simplesmente declinar dessa tarefa, pela falta de tempo
Em muitos casos, vamos aceitando todos os trabalhos atribuídos a nós sem nem refletir se realmente temos capacidade, energia ou tempo para fazê-los. Essa é uma das questões que mais atrapalha a gestão de tempo para contadores.
É claro que é complicado dizer não para um cliente — mas, em certas situações, é necessário para manter a qualidade do seu trabalho (e a sua saúde). E quando não for possível dizer não, busque negociar bem prazos.
6. Mantenha uma comunicação de qualidade
Essa dica será mais rápida, já que é um complemento da anterior. Um dos segredos da gestão de tempo para contadores e quaisquer outros profissionais é saber se comunicar.
Seja para negociar prazos, renegociar um prazo já acordado ou mesmo para declinar de uma tarefa que você não poderá fazer, uma comunicação clara e sincera é a chave para não gerar atritos. Seja com clientes, sócios, gestores ou colegas de equipe.
Nesse sentido, as ferramentas de gestão citadas no item três podem ajudar bastante. Afinal, você tem como demonstrar a situação da sua agenda.
7. Evite, ao máximo, a procrastinação
Quando falamos em procrastinação, o caminho mais simples é “jogar a culpa” na internet, nas redes sociais e outras distrações. Mas nós temos muita responsabilidade nisso.
Se você pretende melhorar em sua gestão de tempo para contadores, busque identificar suas tendências de procrastinação. Ou seja, o que faz você evitar seu trabalho? Então, tente pensar em mecanismos para evitar e superar essas tendências.
Você se conhece melhor do que ninguém para fazer isso. Mas uma dica geral que pode ajudar bastante é quebrar os projetos complexos em tarefas menores — já que um dos gatilhos mais comuns para a procrastinação é o “frio na barriga” em iniciar um projeto complexo.
8. Delegue aquilo que for possível
Sabemos que delegar tarefas pode ser difícil — quando não impossível, no caso de contadores que trabalham sozinhos. Mas, retomando a Matriz de Eisenhower (item 2), as tarefas urgentes e não-importantes roubam muito do nosso tempo e deveriam ser delegadas.
Então, se você trabalha em um escritório de contabilidade com equipe, converse com seu time ou peça um auxiliar para seu gestor. Novamente, as ferramentas do item 3 vão contribuir para sua argumentação. E caso você trabalhe sozinho, considere contratar um colaborador, auxiliar ou estagiário.
Se isso não for possível, pense em outras tarefas do cotidiano que você pode delegar para que sua gestão de tempo melhore. Contatar uma diarista para não ter que limpar a casa é um jeito simples de delegar algo. Ter um contador (além de você) para sua empresa ou um profissional de marketing para cuidar das suas redes sociais são outros exemplos.
9. Dedique-se ao que realmente importa
Retomando a Matriz de Eisenhower novamente, as tarefas não-urgentes e não-importantes podem ser simplesmente eliminadas — ou feitas depois de todas as outras. Isso nos remete a outro princípio que você talvez conheça: a Regra de Pareto.
Ela segue uma proporção de 80%/20%. Com 20% do trabalho você tem 80% do resultado e os outros 80% do esforço são dedicados para chegar aos 100%.
Em resumo, será que você não economizaria muito tempo se dedicasse menos esforço aos pequenos detalhes? Será que os 20% de tarefinhas menos importantes não estão “roubando” 80% do seu tempo de trabalho? Pense nisso!
10. Automatize as tarefas repetitivas
Nossa última dica é uma continuação da anterior. Isso porque nós investimos muito tempo e esforço com tarefas que poderiam ser feitas por máquinas. Pense no tempo você leva para:
- lembrar das obrigações e organizar suas tarefas;
- enviar e-mails e documentos para seus clientes;
- organizar documentos;
- se atualizar de prazos das instituições fiscais;
Nós fizemos a conta aqui no Confi. Os contadores perdem até 14 dias úteis com esse tipo de tarefa repetitiva, que pode ser delegado aos robôs. Automatizando essas tarefas, você pode conquistar 14 dias extras para fazer os outros trabalhos onde sua presença é essencial.
E se você está se perguntando como automatizar essas tarefas, a resposta é o Confi Sistema de Gestão de Tarefas Contábeis. Nós temos uma inteligência artificial única no mercado, que organiza as obrigações contábeis com seus prazos, automaticamente. E sendo um sistema criado para a contabilidade, o Confi está sempre atualizado quanto às exigências do setor.
Para concluir, é lógico que o Confi não é uma “solução mágica” de gestão de tempo para contadores — afinal, há muita coisa que depende de você. Mas, com certeza, nosso sistema de gestão de tarefas pode ajudar em muitos dos 10 itens dessa lista.
