As ferramentas de gestão para contadores são indispensáveis dentro de um escritório, uma vez que os contadores têm muitas tarefas para realizar todos os dias, cada uma com diversos passos a serem cumpridos e prazos específicos. Nenhum detalhe pode “passar batido” — sob pena de descumprir alguma obrigação legal, prejudicando o cliente e o próprio escritório.
Dar conta de todas essas obrigações de cabeça não é uma tarefa recomendada. “Na verdade, eu penso que é impossível fazer a gestão de tarefas contábeis de cabeça, de forma eficiente, ainda que sejam poucos clientes”, pondera Daniella Novak, fundadora da Confi.
Por isso, é comum que os escritórios de contabilidade adotem diferentes sistemas de gestão para organizar suas demandas. É possível dividir estes sistemas em três categorias principais — que nós vamos apresentar, em detalhes, a seguir. Assim, você pode decidir qual se encaixa melhor com a sua realidade.
Confira outros artigos sobre contabilidade e gestão de tarefas contábeis no nosso blog!
1. Ferramentas de gestão para contadores manuais
O primeiro tipo de gestão de tarefas contábeis é o mais simples, feito por agendas físicas ou planilhas no computador.
Nesse modelo, o contador vai relacionar quais empresas precisa atender, quais suas tarefas e obrigações com cada uma delas, além dos prazos e demais informações importantes. Tudo é feito manualmente, sob demanda.
Há benefícios na gestão de tarefas contábeis de forma manual — o fato de ser 100% gratuito, por exemplo. Usando planilhas em ferramentas como o Google Drive, você pode compartilhar tudo com a equipe gratuitamente. Ele também é relativamente simples de implementar.
Em contrapartida, esse modelo de gestão toma mais tempo dos gestores, uma vez que cada tarefa, prazo ou obrigação precisa ser anotada e atualizada manualmente. Além disso, como cada tipo de projeto tem formatos diferentes, é necessário fazer várias planilhas. Com isso, o gestor e a equipe tem mais trabalho para manter tudo corretamente atualizado.
Também é importante ponderar que esse sistema não é tão seguro, afinal os colaboradores podem se esquecer de atualizar as informações na planilha e os dados podem ser facilmente apagados ou alterados (seja intencionalmente ou por engano). Por fim, você também não tem indicadores do trabalho do escritório (como tempo ou número de tarefas concluídas).
Desse modo, essas ferramentas de gestão para contadores são pouco indicadas — apenas para quem está começando e não tem condições de implementar outro modelo.
Leia também: 6 dicas para formar um time de contabilidade campeão
2. Ferramentas de gestão para contadores generalistas
Nessa categoria, estamos nos referindo a ferramentas de gestão de projetos de forma geral, como o Trello ou Monday.com. Eles também podem ser usados na contabilidade, desde que com algumas adaptações.
Configurando o Trello para que ele se torne um gestor de tarefas contábeis, você pode criar “cards” para cada tarefa com os passos necessários para conclusão, estipular prazos, arrastar os cards de cada tarefa nas etapas concluídas, entre outras vantagens.
É um sistema muito mais eficiente que a gestão manual de tarefas, permitindo que os líderes acompanhem o desempenho da equipe com mais facilidade. Além disso, como o software é mais intuitivo, é menos provável que as pessoas esqueçam ou se enganem ao atualizá-lo.
Embora existam versões pagas do Trello, já é possível fazer uma gestão de tarefas contábeis competente com a opção gratuita. Contudo, para isso, é necessário configurar todo o sistema para a realidade do escritório de contabilidade.
Isso porque o sistema é generalista, criado para gerir projetos de qualquer área. Então, você precisa configurar suas tarefas, as etapas delas e diversos outros detalhes, antes de começar a utilizar. Além disso, cada mudança na legislação ou novos prazos precisam ser atualizados manualmente, já que o sistema é indiferente às particularidades da contabilidade. Dito isso, ainda que o software seja mais intuitivo, os colaboradores precisam se lembrar de atualizá-lo da forma correta, para que ele seja bem utilizado.
Leia também: Contabilidade digital: conheça 5 ferramentas para modernizar seu escritório
3. Ferramentas de gestão para contadores específicas
A terceira opção — que é a mais recomendada e utilizada pelos maiores escritórios — é ter um gestor de tarefas contábeis especializado. Ou seja, um software criado para as necessidades dos escritórios de contabilidade.
Esses sistemas já vem todas as configurações pré-definidas, pensando na legislação vigente e nas tarefas que os contadores mais costumam realizar. No Confi, por exemplo, ao cadastrar uma empresa nova como cliente, basta oferecer alguns detalhes sobre ela para que o sistema detecte quais são suas principais obrigações, de acordo com a legislação. Dessa maneira, as configurações iniciais para você começar a trabalhar já são feitas pelo sistema.
Delegação automática
Da mesma forma, o sistema sabe que certas tarefas exigem envio de documentos em prazos específicos e alerta a equipe em relação a isso — afinal, é um sistema criado especificamente para a contabilidade. As tarefas periódicas são geradas automaticamente, de acordo com as obrigações do escritório.
Atualização da legislação
Também não é necessário atualizar suas configurações caso uma legislação seja modificada: a equipe que trabalha no sistema está antenada com as novidades do setor contábil, uma vez que é focada nele. Dessa maneira, há muito menos risco de perder prazos ou descumprir obrigações legais.
Dashboards e visão 360°
Os benefícios do gestor de tarefas contábeis especializado vai além disso, afinal ele também fornece dashboards (painéis de controle) intuitivos para acompanhar e mensurar o trabalho da equipe. Há visões gerais e específicas de cada projeto, com indicadores sobre andamento das tarefas, rendimento da equipe, custo por cliente baseado no tempo e esforço. O sistema também contabiliza tempo de atendimento e outros detalhes.
Assim, você pode avaliar a rentabilidade de cada contrato, frente aos custos.
Investimento
O maior “porém” desses sistemas é que eles são pagos — embora existam opções bastante acessíveis, inclusive para escritórios de pequeno ou médio porte. Trata-se, portanto, de um investimento para que os contadores precisem de menos tempo para preencher planilhas ou criar cards no Trello. Uma gestão de tarefas contábeis eficiente otimiza os recursos do seu escritório e permite ganhos maiores, no futuro.
Com isso em vista, se você deseja conhecer um sistema de gestão de tarefas contábeis acessível e eficiente, entre em contato com a equipe comercial da Confi e peça por uma demonstração, sem compromisso.
